Voici une pratique d’animation de réunion utilisable aussi bien à distance qu’en présentiel : les rôles délégués en réunion.
Les objectifs sont multiples :
- Garder vos participants actifs car impliqués dans le déroulement de la réunion,
- Responsabiliser, car chacun ayant une responsabilité pendant la réunion devra adopter un comportement en conséquence,
- Permettre à vos collaborateurs de monter en compétence sur l’animation ou la prise de parole en public,
- Déléguer, car en tant que manager ou chef d’équipe par exemple, on porte souvent la responsabilité de l’animation des réunions, alors qu’en fait, chaque membre de l’équipe pourrait le faire.
Voici 5 rôles à déléguer :
Passons-les en revue.
Le facilitateur : organisateur et chef d’orchestre
- Il fixe en amont l’objectif de la réunion, l’ordre du jour et le temps imparti à chaque sujet – et rappelle ces points en début de réunion.
- Il équilibre le groupe : donne et reprend la parole, canalise les énergies, recadre.
- Il reformule régulièrement ce qui a été dit.
- Il gère ainsi trois dimensions : la régulation, l’animation et la production de contenu.
Le facilitateur est le rôle principal de la réunion. Ce rôle ne s’improvise pas, c’est même pour certains un métier à part entière. C’est pourquoi il est important de se renseigner sur ce rôle afin d’en découvrir les bonnes pratiques.
Le gardien du temps : horloge parlante
Aussi régulièrement appelé time-keeper, son rôle est essentiel pour maîtriser le temps de la réunion. En effet le non-respect du temps et l’un des griefs les plus souvent remontés par les collaborateurs.
- Il fait respecter les horaires de début et de fin et les temps de paroles (ce qui implique que le facilitateur ait préparé le découpage de sa réunion).
- Annonce le temps passé / restant. On peut choisir d’alerter toutes les 5 minutes, ou bien par le principe des moitiés : sur un sujet de 20min, annoncer à la moitié : « il reste 10min », puis 5min, puis 2…
- En cas de discussion intéressante en cours à la fin du temps imparti, il peut proposer d’ajouter du temps de débat, en rappelant que ça pourrait écourter le temps du prochain sujet, ou faire déborder la réunion. Le choix peut être fait par un vote romain*.
Le pousse-décision : Empêcheur de tourner en rond
Parfois les discussions ou débats s’installent et sont contre-productifs. Le pousse-décision est là pour garantir l’efficacité de la réunion.
- Il doit être capable de couper les débats stériles, recadrer le sujet si les discussions sont parties loin du problème initial avec l’appui du facilitateur.
- Il doit faire préciser les décisions, par exemple en demandant un porteur d’action et une date de résolution.
- Il peut combiner le rôle de scribe.
Le scribe : secrétaire de séance
Un compte-rendu de réunion est une bonne pratique qui permet de garder trace des décisions et sujets abordés. Il permet aussi de diffuser l’information auprès du plus grand nombre tout en gardant un nombre raisonnable de participants à la réunion.
- Il prend des notes, notamment les prises de décision.
- Il rédige un compte-rendu fiable, en général a posteriori.
- Il distribue ce compte-rendu aux personnes concernées, en accord avec le facilitateur.
Le coach de séance : inspecteur des travaux finis
En fin de réunion, quelques minutes sont dédiées au coach de séance afin de recueillir son avis sur l’efficacité, l’organisation et le déroulement de la réunion.
- Ces feedbacks, individuels ou collectifs, doivent toujours être bienveillants. Les participants doivent savoir recevoir ce feedback.
- Cet avis permettra à chacun de modifier si besoin ses interventions futures.
Bonus : le vote romain
Vote simultané avec le pouce pour prendre des décisions rapides à la majorité. A distance : pouce face caméra.
Un outil polyvalent
En résumé, appuyez-vous sur les rôles délégués en réunion, afin de garder l’implication des invités, et de fluidifier les échanges. Ceci est d’autant plus important à distance, car cela évite les malentendus et permet, dans le cas du scribe par exemple de garder trace des échanges, même pour les absents.
A bientôt !
Pour aller plus loin sur le sujet :
Découvrez notre formation ScrumMaster Certifiante (ScrumAlliance®)
