Retour sur la première session du BPM Professional Group France

Mercredi 15 octobre, s’est déroulé dans les locaux de Zenika, la première réunion du BPM Professional Group.

Pourquoi un groupe sur BPM?

Olivier Laporte (architecte BPMS/SOA chez Zenika) et Jonathan du Plessis (Responsable d’offre BPM et associé chez Nextis Consulting) ont eu le plaisir d’animer le 15 octobre 2014 la première session.
Le premier travaillant sur l’angle technique et technologique, le second sur des sujets fonctionnels ou stratégiques, leur constat est le suivant : « beaucoup d’entreprises ont de réels besoins de démarches BPM mais peu ont les compétences ou la méthodologie pour le mener à bien ». Ainsi, constituer le groupe est une démarche militante pour informer, échanger, démontrer que ces démarches sont possibles, génèrent des retours sur investissement et peuvent bénéficier de technologies souvent en pointe et parfois injustement ignorées.
En rappelant brièvement l’état « paradoxal » du marché français à savoir d’un côté une grande attente envers la démarche car le sujet est considéré comme un enjeu stratégique pour 91 % des entreprises et de l’autre peu de passage à l’acte avec seulement 23% d’entre elles qui modélisent leurs processus et 17% utilisent un BPMS pour les exécuter, ils ont posé le contexte qui les a poussé à lancer cette initiative et la dynamique du groupe. Celle-ci est ambitieuse car, à l’image du domaine, elle veut réconcilier décideurs, fonctionnels, et développeurs au travers de 3 thèmes de présentation par séances :

• Une présentation technique où éditeurs et développeurs participants à des projets présentent ce qu’ils font.
• Une présentation sur des retours d’expériences (implémentation, démarches …etc)
• Une présentation sur l’écosystème du BPM

People Centric Business Process by Tom Baeyens

Après cette introduction, vint le tour de Tom Baeyens qui a gentiment accepté d’être notre parrain de présenter sa vision du BPM et sa manière de la mettre en œuvre au travers d’Effektif son nouveau projet.
Tom Baeyens est intervenu plus de 10 ans comme founder et core developper sur des projets open-source de développement de BPMS en Java orienté développeurs d’abord chez JBoss sur JBPM puis sur Activiti. Peut-être utilisez-vous des applications basées sur une de ces deux solutions au quotidien sans le savoir au travail pour poser vos congès ou dans la vie de tous les jours lorsque vous prenez un forfait chez un opérateur de télécommunications.
Tom est aujourd’hui CEO d’Effektif: une entreprise qu’il a montée dans le but de « rendre le BPM plus facile » selon ses propres mots. En effet, il explique d’entrée qu’il a collaboré à des solutions orienté développeur en java mais qu’aujourd’hui son but est de mettre la BPM à la portée de tous. Pour cela, il s’est associé à Signavio, entreprise du domaine avec l’une des plus belles croissances pour un pure-player. Signavio possède tout ce qu’il faut pour modéliser : outils web et collaboratif avec de bonnes pratiques permettant de modéliser du BPM et au délà mais qui n’était pas présent sur le segment de l’exécution qui sera comblé par Effektif.

1 – Qu’est-ce que le BPM ?

Le BPM permet d’automatiser les tâches répétitives. Il fonctionne à l’aide de définitions de process pouvant être considérées comme des templates. La définition est ensuite chargée dans un moteur qui permet de lancer des instances de processus. Exemple pris un processus d’embauche.

2 – Comment ça fonctionne ?

• Le process est modélisé
• En démarrant, on obtient une instance
• Au gré des besoins, le process évolue (gestion des versions

3 – Pourquoi utiliser un BPMS ?

Tom a donné au moins une bonne quinzaine de raisons mais sont retenues seulement celles qui selon les fondateurs du groupe sont les plus importantes :
Aspects stratégiques :

• Permet de savoir qui a fait ou doit faire quoi
• Fournit la traçabilité des actions effectuées
• Aide à connaitre et améliorer son métier

Aspects SI

• Gére des volumes de travail important (milliers voire millions d’instances concurrentes)
• Permet de monitorer les diverses instances
• Permet d’améliorer la qualité des processus et de mieux gérer les SLA
• Présente un moindre coût de développent que du custom

Vers une vision plus innovante due aux changements technologiques ?

Jusque là rien de bien nouveau sous le soleil mais ces basiques sont souvent ignorés ou dépréciés ce qui selon mon expérience conduit à des échecs sur certains projets. Tom donne quelques repères sur les changements intervenus ces dernières années qui ont fortement influencé le secteur et vont de plus en plus peser.

1 – Le cloud

La révolution est double selon lui car elle va sortir les SI d’un carcan d’exploitation et de planification qui réduit la capacité à être Time To Market. Par ailleurs, les process vont de plus en plus être clients de services cloud.

2 – l’expérience utilisateur

Désormais l’utilisateur est habitué à utiliser des services cloud. De même, il est habitué à faire cela sur une page. Il en a assez de recevoir des tonnes d’emails. De nouvelles tendances comme les outils de réseaux sociaux d’entreprises et IFTTT commencent à chambouler les principes classiques des applications web.

3 – les problèmes

Jusqu’à présent, ont été abordés les points les plus reluisants des solutions mais vient alors un problème :

• Faire des diagrammes c’est sympa
• Le Hello world fonctionne bien

Mettons cela dans notre SI et … cela devient un vrai problème !
Pourquoi ?

• Manager le projet entraine un surcoût (temps, argent, complexité)
• Les cycles de développement sont souvent long (intégration, validation, …) on s’éloigne de la promesse de faire du Time To Market
• Le management du risque
• Justifié pour les plus gros projets

…si on en revient à la problématique de gérer le processus d’embauche d’une personne, cela parait un peu lourd. L’idée des nouveaux outils dont Effektifest de permettre aux managers d’éviter les contraintes de mise en place de la solution dans un SI pour les processus qui peuvent s’en passer. Suivi le temps de la démonstration, le public connaisseur fut impressionné par la fluidité des interfaces et les possibilités du logiciel (connexion à google drive, salesforce, services REST).

Performance basée sur une approche BPM dans le contexte des outils PLM par Fayçal Mehrez

Ensuite, ce fut au Dr Fayçal Mehrez de Nextis Consulting expert en problématique de performances opérationnelles, de présenter une démarche Performance basée sur une approche BPM dans le contexte des outils PLM.

1 – De quelle performance parle-t-on ?

Les problématiques et les succès sont souvent ramenés à l’outil, alors qu’il faudrait parler, en premier lieu, des performances de l’entreprise et de retour sur investissement. Pour ce faire, il faut intégrer la chaine de valeur et s’aligner sur la stratégie de l’entreprise (coût, time to market, qualité, etc.). Pour Fayçal, toute démarche PLM mérite une approche en 3 axes : une approche structurée pour le pilotage de la Performance, une approche BPM (Business Process Management), comme base de tout travail sérieux sur la performance, le tout supporté par une démarche de Transformation pour appuyer l’ensemble et piloter la phase de déploiement. Loin de rester théorique, Fayçal a repris l’exemple de Tom sur le processus RH et listé les éléments de performance pertinents pour celui-ci, donnant des perspectives allant au-delà du pur planning et temps d’exécution.

2 – Un cadre méthodologique :

Une feuille de route stratégique (FRS) qui définira précisément la méthodologie à suivre pour réaliser les objectifs fixés, qui tiendra compte des moyens et des ressources qui permettront de converger vers le résultat final. A tout moment du projet, il faudra mettre en place une recherche systématique des liens de cause à effet entre les divers objectifs dans l’entreprise. De nouveau la démarche fut illustrée sur l’exemple fil rouge de la séance avec la corrélation des contributions d’un processus RH aux objectifs de positionnement technologiques d’une entreprise comme exemple.

3 – L’apport déterminant d’une approche processus (BPM)

Mettre en place un PLM nécessite la mise en cohérence des processus, il est donc nécessaire de les écrire. « L’écriture des processus est le seul moyen de garantir la compréhension sans équivoque des besoins métiers,» a expliqué Fayçal. « Nous pourrions dire en résumé : Pas de performance sans objectifs clairement affichés ; Pas d’objectifs sans indicateurs et mesures objectives et fiables ; Pas de mesures fiables sans processus clairement établis, partagés et utilisés. ».

4 – Transformation de l’entreprise.

Le processus est un socle de la démarche de performance mais aussi de la transformation d’une activité, d’autant plus quand les nouvelles étapes opérationnelles sont perçues comme contributrices de la performance de l’entreprise. L’objectif de diminuer volume et durée de la baisse de performance liée aux changements est facilité quand cette corrélation existe. Il n’était pas facile après une démonstration pratique d’aborder un sujet fonctionnel avec une forte dimension théorique mais Fayçal a su intéresser l’auditoire en illustrant de façon suivie l’ensemble de la démarche.

Suites du BPM Professional Group

La prochaine session est planifiée pour le mois de janvier, quelques volontaires se sont déjà manifesté pour contribuer, n’hésitez pas à vous manifester, vous êtes peut être un futur contributeur ou participant !
Plus d’informations sur le blog
Glossaire :
BPM : Business Process Management
BPMS : Business Process Management System
IFTTT : Abréviation de « If This Then That ». Le principe consiste à fusionner des informations venant de nombreuses applications « cloud » (gmail, google reader, instagram, twitter, linkedin…) à l’aide de conditions appelées « recettes » et produire des actions appels de services sur d’autres applications par exemple.
PLM : Product Lifecycle Management, domaine méthodologique et outils permettant de gérer numériquement un produit de sa conception à sa fabrication en passant par sa configuration.