Comment mieux vivre les ateliers et réunions à distance
Alors que certaines entreprises tendent depuis quelques années à développer la pratique du télétravail, les périodes de confinement nous forcent de facto à y recourir de façon plus généralisée. Bien qu’elle présente de nombreux intérêts, la plupart des personnes ne sont pas totalement habituées et outillées pour travailler de cette façon.
Que ce soit le classique problème de réseau, des conditions matérielles peu propices au travail ou encore une obligation de gérer des enfants qui viennent refaire la coupe de cheveux de leurs parents en pleine visio (véridique), j’ai constaté en tant que facilitatrice que nous faisions face à de nouveaux enjeux pour réussir à animer des réunions et des ateliers efficaces.
Je vous propose dans cet article un condensé non exhaustif de pratiques que j’ai pu tester, observer, entendre, qui facilitent le quotidien et permettent de moins subir les réunions et ateliers à distance. Cet article s’adresse aussi bien aux facilitateurs, animateurs de réunions qu’aux “simples” participants qui aimeraient améliorer leur quotidien remplit de réunions à distance.
Ralentir, ressentir
Quand c’est tout le temps la course à la montre
“Ouhlala je suis en retard de 2 minutes!”
Peut-être que, comme moi, vous avez la sensation d’être tout le temps en retard en ce moment ? Une réunion finit quelques minutes après l’heure et vous avez l’impression d’avoir fait attendre les personnes de la réunion suivante ? Encore pire, vous n’aviez pas d’autre point avant et vous vous sentez sans excuse d’arriver avec 3 minutes de retard.
Pourtant il y en a des raisons de ne pas être pile à l’heure : “ Excusez-moi je ne trouvais plus le bon onglet/ je ne me souvenais plus de mon mot de passe / j’avais perdu mes écouteurs etc.”
- Tout d’abord si vous mettez en perspective ces quelques minutes de retard avec l’équivalent en physique : rappelez-vous que c’est souvent le temps qu’il vous faut pour arriver dans une salle de réunion et vous installer (échanger avec les collègues, ouvrir votre ordinateur, préparer vos notes, nettoyer le café que vous venez de renverser etc.). Soyez donc indulgents envers vous-même !
- Par ailleurs, quand c’est possible, avez-vous déjà tenté de vous connecter quelques minutes en avance à la réunion ? Ou est-ce que vous craignez de vous retrouver en tête à tête gênant avec ce collègue que vous connaissez peu et avec qui vous n’avez rien à dire ? Si vous en avez la possibilité je vous recommande d’essayer de vous connecter en avance.
Dans le contexte de télétravail, cet espace peut être l’endroit d’échange des “small talks”, ces petites conversations qui permettent de créer du lien avec les autres en parlant de la pluie et du beau temps. Ces moments sont encore plus importants en cette période de confinement, car ces small talks réduisent drastiquement alors qu’ils sont fondamentaux pour maintenir le lien social. Alors ne les snobez pas et prenez votre courage à deux mains pour vous connecter plus tôt ! Au pire, si vous tombez sur ce collègue peu bavard vous n’aurez rien à vous dire et vous pourrez lire vos mails pendant que les autres arrivent, au mieux vous ferez de belles découvertes sur cette personne et cela égayera votre journée.
No pain no gain ?
“Je n’ai pas fait de pause depuis 4h d’affilée.”
https://imgflip.com/memegenerator
Si vous êtes l’organisateur de l’événement, prévoyez des créneaux qui ne durent pas l’heure entière (55 minutes au lieu d’une heure par exemple). En effet, laisser (au moins) 5 minutes soit en début, soit en fin de réunion présente de nombreux bénéfices.
- Les personnes, qui potentiellement enchaînent les réunions, peuvent ainsi se reconnecter à elles-mêmes : boire un verre, se dégourdir les jambes etc.
Se reconnecter à son corps permet à la fois de répondre aux besoins primaires de celui-ci mais aussi d’assurer un minimum d’équilibre mental. Dans son livre Que se passe-t-il en moi ? Isabelle Filliozat indique que le corps donne des informations sur les émotions qui nous traversent. “ Apprenons à sentir sans juger, à écouter simplement ce qui se passe en nous” conseille-t-elle comme première étape pour réussir à gérer ses émotions.
Je constate qu’en confinement nous avons tendance à mettre de côté les signaux que nous envoie notre corps et à être en “apnée émotionnelle” jusqu’à la fin de la journée de travail. Ce n’est pas parce que nous sommes en télétravail, donc derrière des écrans, que nous ne ressentons plus rien.
- Prenez donc le temps, quand vous le pouvez, pour écouter ce qu’exprime votre corps : le ventre noué, la respiration courte ou encore les épaules trop levées. Si vous sentez ces crispations, levez-vous, respirez, étirez-vous. Même si vous avez peu de place chez vous, allez chercher un verre d’eau, rangez un vêtement, bref mettez-vous en mouvement pour permettre de digérer ou évacuer ces émotions.
Faire évoluer les outils
Identifier les bons outils de travail
“Quand je fais cette présentation en physique ça fonctionne bien, mais à distance j’ai peur que ça ne prenne pas”.
En présentiel, vous aviez sûrement des habitudes d’animation que vous devez à présent mettre de côté. Que ce soit l’utilisation de post-it, les déplacements physiques dans la salle ou encore la voix qui va porter différemment (finies les voix puissantes pour être entendus jusqu’au fond de la salle ! ). Nous devons nous adapter à ce nouveau cadre.
Certains outils permettent de retrouver au plus proche possible l’expérience que vous aviez en physique. Des outils comme Miro, Easyretro ou encore Mural par exemple permettront de retrouver à distance une partie des outils que vous aviez pour faciliter des ateliers ou des rétrospectives.
Imaginer de nouveaux supports de travail
“Excel c’est pas idéal pour générer de nouvelles idées …”
Pour aller un peu plus loin vous pouvez également essayer de prendre de la distance vis à vis des techniques que vous utilisiez jusqu’à présent et d’en créer d’autres à partir de ce nouveau contexte. Internet est riche d’outils que vous auriez du mal à utiliser lors d’un atelier en présentiel. Si vous êtes tous derrière vos écrans, pourquoi ne pas proposer un atelier avec des gif animés ou des “memes” par exemple ?
https://imgflip.com/memegenerator
En physique, il aurait fallu demander à tout le monde d’ouvrir son ordinateur pour y participer. C’est dommage. À l’inverse, à distance c’est l’occasion rêvée de rajouter un espace de détente à l’atelier.
Enfin, vous pouvez prévoir 5 min en début d’atelier pour laisser les personnes prendre en main l’outil (voire simplement pour réussir à se connecter) si elles ne le connaissent pas encore.
Adapter le contenu des réunions et des ateliers au contexte
Partager la responsabilité entre les participants
“J’avais l’impression que personne ne m’écoutait.”
Pour rendre les contenus des réunions et des ateliers plus abordables à distance, vous pouvez agir sur le contenu et proposer quelque chose d’adapté spécifiquement au format “à distance”.
La première étape que je recommande est de proposer à toutes les personnes présentes de couper leurs notifications. Il est très dur de se concentrer sur un sujet pendant que vous recevez d’autres messages de toute part.
Vous pouvez également déléguer des rôles dès le démarrage de la réunion. Ce procédé peut vous apporter un plus grand confort dans l’animation de l’atelier. Si vous n’êtes pas totalement familiers avec cette pratique, je vous recommande l’article de Séverine Luzeau à ce sujet (Astuce de télétravail – Les rôles délégués en réunion).
- L’un des rôles les plus utiles à mes yeux est le rôle de scribe. Déléguer la partie rédaction du contenu permet au facilitateur de sortir la tête de son board et de pouvoir regarder les personnes qui participent à la réunion. Il sera donc plus disponible pour repérer les signaux envoyés par les participants (ceux qui sont effacés et qu’il faut aller chercher, ceux qui souhaitent parler mais se sont vus couper la parole etc.)
Pour aller encore plus loin sur le sujet vous pouvez initier la création d’une charte d’équipe sur le travail à distance, comme le suggère Cyrielle Eudeline dans son article Travailler en remote : se définir une charte de fonctionnement de l’équipe.
Rendre le contenu plus ludique
“ J’ai beaucoup aimé devoir choisir un avatar de Disney en début d’atelier. Ça m’a mis de bonne humeur et ça nous a tous amené à raconter des anecdotes sur nous. On a un peu plus fait connaissance comme ça.”
Si le contexte s’y prête, je vous recommande de choisir des animations agréables, au moins sur certaines phases de la réunion. Dans le contexte actuel, le moral de certaines personnes peut être bas (ce n’est pas forcément facile de travailler toute la journée sur son lit ou avec des enfants à garder en même temps) et prendre le temps de faire un ice breaker, un warm up ou tout autre petit interlude peut aider à rendre la journée de certains plus légère.
Et vous par exemple… quel est votre “meowood” aujourd’hui en lisant cet article ?
Image empruntée à l’excellent kit Agiles Rétros qui contient notamment plusieurs formats ludiques pour ouvrir des rétrospectives.
Le facteur : feu de camp
“C’était un bon moment de partage, ça m’a réchauffé le coeur et j’en suis ressorti avec le sourire.”
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En cette période de confinement, une réunion réussie pour moi est une réunion où on a avancé sur les sujets de façon efficace, mais aussi conviviale. Je fais de plus en plus le parallèle avec la discussion autour d’un feu de cheminée. J’appelle donc ça le “facteur feu de camp”. Si je ressors avec la sensation qu’il y avait une ambiance douce, chaleureuse et constructive et que les personnes se sont senties suffisamment en confiance pour échanger librement et de façon constructive, alors je considère que j’ai réussi ma facilitation.
Au final, et plus que jamais, chercher des astuces pour apporter du bien-être pour soi et pour les autres me semble être l’un des objectifs principaux pour rester efficace et tenir le confinement sur la durée.
Le confinement a apporté un grand coup d’accélérateur dans la pratique du télétravail à distance et il est probable que nous ressortions de cette période avec plus de travail à distance qu’avant. Alors, ne mettons pas des rustines pour réussir à “tenir” en attendant que cette période se termine et apprenons à vivre et à travailler à distance… pour de vrai.
Et après ?
J’espère que ces petites astuces vous auront inspirées et je serais également ravie de voir quelles sont les vôtres. La créativité est sans limites et il y a sans doute mille et une autres pistes à explorer pour rendre le travail en confinement bien plus adapté aux besoins de chacun d’entre nous. Alors, partageons-les !
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