De l'Agile au Lean ou du Lean Agile ?

Ce qui est sûr, c’est qu’il y avait du Lean aux « XP Day France 2009 ».
En autres :

  • La session « XP 2.0 : améliorer l’amélioration continue avec Lean » présentait un projet déjà Agile coaché par un consultant Lean.
  • Ignace Marie-Pia (Membre fondateur de l’Institut Lean France) nous a déroulé sur une journée complète comment déployer un atelier Kaizen.

Que ce soit Agile ou Lean, il est question de toujours s’améliorer et comme nous le rappelle Lean, il faut d’abord visualiser son problème pour le résoudre et ensuite en tirer une leçon.

Le contexte est simple :
Antoine Contal (Scrum Master – Orange Business Services) reprend un projet à bout de souffle.
Ce projet qui avait une dead line précise tient les délais (merci Scrum) mais… le prix payé est relativement lourd :

  • Au niveau humain, l’équipe a été poussée à bout
  • Du point de vue technique, une certaine dette s’est accumulée…

Le constat est le suivant : le projet est une réussite à plusieurs niveaux mais on peut faire mieux.
Et surtout, on a le désir de faire mieux.
Régis Médina (Consultant Lean chez Operae Partners) intervient alors en tant que consultant Lean.
Quelques rappels de Japonais s’imposent car Lean a son propre vocabulaire pour désigner les problèmes :

  • Le Muri : L’excès (le projet a certainement rencontré une surcharge de travail mal gérée)
  • Le Mura : L’irrégularité, la variation (certains problèmes réapparaissent)
  • Le Muda : Le gaspillage, le gâchis (le non respect des standards peut amener à perdre du temps)

Régis rappelle que Lean cherche avant tout à :

  1. Satisfaire le client en faisant de bons produits de qualité
  2. Réduire les coûts
  3. Développer les compétences des collaborateurs

Pour ce faire on cherche à s’améliorer en continu au travers du « Kaizen » (analyser pour rendre meilleur) qui comporte les étapes suivantes :

  1. Mesurer sa performance et choisir un problème (élément qui perturbe cette performance)
  2. Visualiser ce problème
  3. Résoudre ce problème
  4. En tirer une leçon

Point 1 On doit considérer comme normal que le « client » veuille « Tout », « Tout de suite », et « où il veut », et dans la mesure du possible on cherche à satisfaire cela.
Il faut être capable de mesurer ses performances (trouver des indicateurs concrètement mesurables) sans jamais perdre de vue que le but est la satisfaction du client.
Point 2 Un point important est de rendre les problèmes visibles le plus rapidement possible (à tel point que chez Toyota, le sol est peint en blanc pour voir les fuites/imperfections qui surviennent afin de les corriger).
Point 3 On peut distinguer 3 étapes dans la résolution des problèmes :
1. Le « Just do it » (une petite amélioration que l’on peut faire rapidement) permet de re-motiver l’équipe et de démonter les excuses du type « on n’a pas le temps d’améliorer »
2. La contre-mesure (qui est synonyme de « solution » mais pas n’est figée dans le temps)

3. Lors d’un gros problème de fond, il faut sortir la « grosse artillerie lean » avec par exemple l’A3 (une feuille de papier au format A3 ou l’on déroule les 5 cases de résolution de problèmes

  1. Définition du problème
  2. Analyse
  3. Plan d’actions
  4. Résultats
  5. Prochaines étapes

Point 4 On tire des leçons souvent en définissant de nouveaux standards de travail et des améliorations.
Lorsque l’on pense « standards » on y associe immédiatement une connotation négative et figée.
Mais Régis et Antoine nous rassurent que ces « standards » là évoluent, sont adaptés par les personnes mêmes qui les définissent et les appliquent. Cela n’a donc rien à voir avec l’image que l’on s’en fait traditionnellement.
La mise en place d’un atelier « Kaizen » adapté à un contexte informatique par Ignace Marie-Pia nous a permis de détailler chacun de ces points mais cela pourrait faire l’objet de plusieurs autres billets.
Pour conclure, Régis nous rappelle que Lean permet avant tout de se recentrer sur le besoin du client.
Zenika, en partenariat avec Nayima, vous propose de découvrir le Lean lors de la formation Agile Kaizen – Comment aider des équipes agiles à appliquer l’amélioration continue.

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