Vis ma vie de… Directeur d’Agence

Aujourd’hui est une journée particulière pour moi. Je ne vais pas chez mon client, mais je ne suis pas en congés pour autant. Aujourd’hui est une journée de « Vis ma vie », une journée durant laquelle on suit (voire endosse le rôle) d’un collègue dont on ne sait pas grand-chose du métier.
Et mon choix s’est porté sur le rôle de Directeur d’Agence (DA) assuré par Gwennael BUCHET à Lille.
Pourquoi ? Et bien pour plusieurs raisons.

J’ai tout d’abord toujours vu, à tort, un DA comme un père de famille, une figure d’autorité, quelqu’un qu’on se doit de ne jamais contredire… Il est DA donc il a forcément raison. Bon je vous l’accorde, c’est une vision biaisée, mais c’est la sensation que j’ai toujours eue.
Ensuite, un DA, ça ne fait que prendre des cafés, discuter et faire des blagues… et j’étais certain que ce n’était que la partie émergée de l’iceberg, donc je voulais en savoir plus.
NB : Puisque nous étions 2 DA pendant cette journée, j’utiliserai le « nous », « on », « notre » et autres pour désigner ce que nous avons fait pendant cette journée d’immersion. Je n’ai pas été simple spectateur, j’ai parfois endossé le rôle de DA pour bien comprendre.

📅 La gestion du staffing

On commence la journée avec le petit rituel du lundi, et ce sont les commerciaux qui sont à l’œuvre, pour faire le point sur le staffing. Ils anticipent au maximum les sorties de mission, savoir qui sera dispo à quel moment avec quels compétences et/ou souhaits pour satisfaire quel besoin client. C’est un exercice très complexe, car beaucoup de variables entrent en jeu.
En quoi notre présence est importante à ce rituel ?
Tout d’abord, simplement pour avoir une vision d’ensemble du taux d’activité de l’agence. Cela pilote, par exemple, la décision de permettre ou non la prise de JAZ**. Si on se rend compte que nous avons 20% de l’effectif qui sort de mission en avril/mai, mieux vaudrait pour tout le monde qu’on réduise le nombre de ces journées non facturées. On est sur un principe de vases communicants, on se serre les coudes.
Ensuite, savoir qu’il va y avoir des sorties ne nous suffit pas à prendre des décisions, il faut aussi que nous ayons une vision de la suite pour ces collaborateurs qui sortent.
Sont-ils en intercontrat ? Ou les commerciaux ont-ils déjà des pistes pour la suite ?
Et pour finir, c’est nous qui faisons le suivi de la santé financière de l’agence, nous devons absolument avoir ces informations pour anticiper au maximum l’impact que cela aura sur nos prévisions de budgets.
**JAZ = Journée d’Activité Zenika. Ce sont des journées de travail non facturées à un client. On s’en sert par exemple pour préparer une conférence, une formation, un BBL que l’on donne. On s’en sert également pour faire une journée de « Vis ma vie » comme celle que je viens de finir.

💶 Le suivi de la santé financière

Bon… aujourd’hui est une journée particulière, elle arrive une fois par mois. En effet, aujourd’hui on reçoit, de la part de notre contrôleur de gestion, tous les chiffres du mois de Janvier de l’agence de Lille.
Et quand je dis tous les chiffres, je parle du Chiffre d’Affaires (CA), du taux de staffing (le fameux TACE), des charges directes, indirectes, de sponsoring, du loyer, du nombre de JAZ, du Résultat d’Exploitation (REX) et j’en passe.
Mais comment juger de la santé financière de l’agence si on ne compare pas ces chiffres à des prévisions de budgets ? Et bien on ne le pourrait pas ! Donc on tient un fichier avec les prévisions de l’ensemble de ces chiffres pour tous les mois de l’année. On va même jusqu’à prévoir des démissions hypothétiques pour anticiper au maximum.
À mon niveau perso… Je suis incapable de savoir quelles vont être les entrées et sorties de mes comptes en banque pour novembre 2019 ! Alors je n’ose imaginer avoir à prévoir ça pour un ensemble de 42 personnes.
C’est là que je me rends compte que la transparence est vraiment une valeur forte de Zenika. Je ne connais pas beaucoup de DA qui accepteraient de montrer ce genre de détails (grille de salaires, TJM, etc..).
Une fois les quelques fichiers Excel mis à jour et analysés, on va pouvoir reprendre le cours de notre journée. Enfin presque… car un peu comme dans une famille, lorsqu’un membre rencontre une difficulté, se pose une question ou a simplement envie de discuter, certains s’orientent vers nous.

👂 L’écoute des collaborateurs

Il est indispensable de savoir dégager du temps pour discuter avec un collaborateur qui en a besoin. Plusieurs fois durant cette journée, des collègues nous ont contactés, tantôt pour organiser un échange autour d’un café, tantôt pour faire part d’un problème de voiture empêchant un entretien avec un candidat. Mais on tente de trouver des solutions, et parfois pas forcément dans l’immédiat, donc on liste les taches à faire au fur et à mesure qu’elles arrivent quand on ne peut pas les traiter de suite.
En passant de l’autre côté du miroir, je me rends compte qu’une latence dans les réponses sur le chat ne signifie pas un manque d’intérêt pour la conversation, c’est juste que parfois les personnes sont sollicitées de toutes parts et doivent jongler… Et ce n’est pas facile.
Mais il faut aussi savoir accepter, en tant que DA, que les collaborateurs ne nous disent pas (plus) le fond de leurs pensées.

🤫 La frustration de ne pas/plus être le confident

Ben oui… À la question « Ça va ? », on attend vraiment de savoir si ça va ou pas. Un élément de frustration, une attitude du client ou d’autres collègues, un rôle en décalage avec la fiche mission, ou même un problème perso… sont autant d’éléments qu’un collaborateur peut supporter plus ou moins bien (et je ne parle là que des quelques exemples dont j’ai été témoin direct durant UNE journée de Direction d’Agence). Donc si on peut faire quelque chose pour améliorer la situation, parlons-en !
Si j’en reviens à mon introduction, c’est là que je reconnais ma sensation d’avoir affaire à une « figure d’autorité ». Personnellement, je sais que je me confie moins facilement à mes parents qu’à ma fratrie ou à mes amis. Donc je ne trouve rien d’étonnant à cela, c’est humain, voilà tout, il faut composer avec.
Bien heureusement, tout le monde n’est pas si distant avec nous. On profite de la pose déjeuner pour aller tailler la bavette avec des collègues. Mais le repas est timeboxé, car nous avons un RDV important avec un potentiel futur client pour une négociation de proposition commerciale, accompagnée de notre commerciale porteuse de l’offre.

💶 La négociation d’avant-vente

Avant d’arriver au RDV de négo, on se réimprègne du sujet. Gwenn me partage la réponse à appel d’offre pour que je puisse avoir du contexte quant à ce qu’il va se passer dans quelques minutes.
J’ai assisté à une vraie démonstration de négociation en bonne et due forme, avec de vrais enjeux… On est très loin de la négociation chez le concessionnaire du coin. Il faut savoir TOUT justifier, je dis bien TOUT. Un prix, une durée, une qualité, un engagement, une propriété intellectuelle et tout un tas d’autres aspects qu’on est très loin d’imaginer quand un Directeur d’Agence ou un Commercial nous dit « Je pars en RDV de négo ».
Ce que j’en retiens, c’est qu’un peu à l’instar d’une conférence qu’on doit animer, il faut :
1. préparer,
2. préparer et
3. vous l’aurez compris.
Au-delà de la préparation, il faut anticiper au maximum tous les aspects de la négo, notamment les prix et les durées. Ça a l’air facile à dire, à écrire et à lire… mais, dans les faits, on ne sait JAMAIS sur quel levier l’acheteur va s’appuyer pour tirer les prix.

✉️ Et des messages, beaucoup de messages

Entre 40 et 50 jugés utiles par jour… PAR JOUR !! Déjà avec 10 mails et autres Hangouts par semaine je craque, alors je ne supporterai pas d’avoir à en gérer 50 par jour.
Et si on compte les mails de réponse à des planifications de réunions, ça peut monter jusqu’à 80 dans la même journée 😱.

💡 Conclusion

Un « vis ma vie » sans détour, sans cachotterie, avec un partage de TOUT ce qui est arrivé durant la journée. Il m’est même arrivé de répondre à la place de Gwenn (avec son accord bien sur), de proposer des solutions quitte parfois à me faire gentiment railler par certains (qui se reconnaîtront).
C’est un métier complexe aux multiples facettes. Je n’ai vécu là qu’une seule journée en sa compagnie et je suis sûr que je n’ai fait qu’effleurer l’ensemble de ses tâches et de ses responsabilités au quotidien.
Franchement, chapeau !
En bref… maintenant que je sais ce qu’il fait de ces journées, je ne postulerai jamais pour devenir Directeur d’Agence.  😛