Pancake Kanban Game

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Comment associer plaisir gustatif et serious game ?

D’abord, merci à Pejman Attar de m’avoir aidé dans l’élaboration de l’atelier !

J’ai ré-adapté l’atelier « Pizza Kanban Game » pour faire découvrir à l’une des équipes que j’accompagne la méthode Kanban. On pourra peut-être l’appeler « Pancake Kanban Game » 🙂

Ce serious game comprend 3 itérations. Même si en Kanban la notion d’itérations n’existe pas, on fait ici volontairement des itérations dans le but de faire des pauses et d’échanger avec le groupe sur ce qui se passe dans le processus, ce qu’ils apprennent, et introduire de nouvelles règles de jeu.

Ces 3 itérations ont un objectif précis et permettent d’injecter de la théorie Kanban au fil de l’eau.

Mon équipe a apprécié la pédagogie et le côté « fun » de l’atelier. Grâce à un mélange de pratique et de théorie, ils ont découvert dans les grandes lignes Kanban.

Ce que j’ai le plus aimé, c’est les observer bosser comme des dingues pendant que je déguste leurs crêpes qui arrivent au fil de l’eau 🙂 . Plus sérieusement, la dégustation collective des bonnes crêpes fabriquées de leurs propres mains sensibilise tout le groupe sur la notion de « qualité ». Lorsque ce n’était pas très bon, ils se le reprochaient à eux-mêmes. 🙂

Pour finir, j’ai profité de cet engouement positif pour enchaîner sur une formation théorique Kanban afin d’appliquer ma méthode à leur réalité.



Pancake Kanban Game

Objectif :

  • Faire vivre Kanban

Public visé :

  • Groupes voulant découvrir Kanban
  • Groupes voulant faire du team building
  • La belle famille un dimanche midi :p

Taille du groupe :

  • 4-8 personnes par équipes

Matériels nécessaires :

  • Pâte à crêpe
  • Machine à crêpe (je préfère les mini crêpes)
  • Prévoir au moins une base nappage, ex : Nutella, confiture, miel
  • Prévoir quelques ingrédients, ex : poudre coco, amandes effilées, pépites de chocolat, chantilly, framboises, coulis caramel, morceaux de biscuits, etc.
  • Gants hygiéniques
  • Assiettes en plastique

Préparation :

  1. Disposer le matériel et les ingrédients dans la salle, sans organiser l’espace de travail (ce sera aux participants de le faire)
  2. Fabriquer une crêpe avant le début de l’atelier en y mettant le plus de complexité possible, ex : crêpe nappage Nutella, 6 pépites de chocolat, pincée de poudre de coco, plier en 2, trait de chantilly, 5 amandes sur chantilly, framboise sur chantilly.
  3. Garder cette crêpe comme exemple à reproduire pour les participants

Itération 1 : Faire émerger un processus

Consigne : “Vous devez fabriquer un maximum de crêpe dans le temps impartie”

Règles :

  • Les participants n’utilisent que les ingrédients et le matériel disposés dans la salle
  • Les crêpes fabriquées doivent être exactement comme l’exemple que vous avez fabriqué précédemment
  • Temps des itérations 5-7 minutes

Indicateurs à suivre :

  • Cycle time : Le temps moyen de fabrication d’une crêpe. Calculez-le à la fin avec la formule suivante : Nb de crêpes livrées/temps de l’itération
  • Débit : Nombre de crêpes fabriquées en une itération
  • Nombre de Bugs : Nombre de crêpes renvoyées en cuisine (ne respectant pas la qualité attendue par vous)

Fin de l’itération :

  • Mettre à jour les indicateurs
  • Les participants mangent les crêpes fabriquées et échangent sur le résultat de l’itération (n’hésitez pas à les questionner sur la manière qu’ils se sont pris pour performer)
  • Leur laisser 5 minutes pour qu’ils échangent entre eux sur : comment faire mieux ?

(parenthèse théorique optionnelle) Prendre 15 minutes max pour :

Expliquer les 4 principes et 5 bonnes pratiques kanban au groupe, puis les inviter à les appliquer dans l’exercice.

Les principes et pratiques Kanban :

Quatre principes :

  • Commencez par ce que vous faites actuellement
  • Acceptez d’appliquer des changements progressifs
  • Respectez le processus actuel, les rôles, les responsabilités et les titres
  • Leadership à tous les niveaux

Cinq bonnes pratiques :

  • La visualisation
  • La limitation du nombre de tâches en cours
  • La gestion du flux
  • L’explicitation des normes de processus
  • L’identification des opportunités d’amélioration

Ainsi, vous pouvez par exemple leur proposer :

  • “Respectez le processus actuel, les rôles, les responsabilités et les titres” : Proposer aux participants de fixer des rôles dans le processus (Demander à chacun son rôle)
  • “Visualiser le travail (le flux)” : Proposer aux participants de dessiner leur processus sur une feuille (Les étapes de fabrication)
  • “Prendre le temps de s’améliorer” : Proposer aux participants de réfléchir à la qualité de ce qui est livré (Comment s’assurer que ce qu’on livre répond au besoin ?)
  • “Commencez par ce que vous faites actuellement” : (flux tiré VS flux poussé) : Leur demander s’il leur est arrivé parfois d’avoir une étape de fabrication plus lente que les autres ? Si oui, qu’est-ce qui risque de se passer à l’échelle du système si les étapes en amont continuent à pousser sans se soucier de ce phénomène ?

Vous pouvez en identifier d’autres 🙂


Itération 2 : Améliorer le processus existant

Consigne : “Vous devez fabriquer un maximum de crêpe dans le temps impartie”

Règles :

  • Les participants n’utilisent que les ingrédients et le matériel disposés dans la salle
  • Les crêpes fabriquées doivent être exactement comme l’exemple que vous avez fabriqué précédemment
  • Temps des itérations 5-7 minutes

Indicateurs à suivre :

  • Cycle time : Le temps moyen de fabrication d’une crêpe. Calculez le à la fin avec la formule suivante : Nb de crêpes livrées/temps de l’itération
  • Débit : Nombre de crêpes fabriquées en une itération
  • Nombre de Bugs : Nombre de crêpes renvoyées en cuisine (ne respectant pas la qualité attendue par vous)

Fin de l’itération :

  • Mettre à jour les indicateurs
  • Les participants mangent les crêpes fabriquées et échangent sur le résultat de l’itération (n’hésitez pas à les questionner sur la manière qu’ils se sont pris pour performer)
  • Leur laisser 5 minutes pour qu’ils échangent entre eux sur : comment faire mieux ?

Itération 3 : Introduire la notion d’événements urgents

Consigne : “Vous devez fabriquer un maximum de crêpe dans le temps impartie tout en livrant les commandes urgentes”

Préparation :

  • Laisser 2 minutes aux participants pour écrire individuellement sur un post-it la meilleure crêpe sucrée qu’ils imaginent manger en utilisant uniquement les ingrédients présents
  • Récupérer les post-its
  • Expliquer au groupe que vous allez introduire une nouvelle règle pendant cette itération : Les commandes urgentes
  • À tout moment, pendant l’itération, vous allez envoyer en début de flux des commandes urgentes qui correspondent aux recettes écrites par les participants.

Règles :

  • Les participants utilisent que les ingrédients et matériels disposés dans la salle
  • Les commandes urgentes devront être fabriquées en moins de 10-15 secondes (à vous de déterminer le temps raisonnable, mais challengeant, selon la taille du groupe)
  • Temps des itérations 5-7 minutes

Indicateur à suivre :

  • Cycle time : Le temps moyen de fabrication d’une crêpe. Calculez le à la fin avec la formule suivante : Nb de crêpes livrées/temps de l’itération
  • Débit : Nombre de crêpes fabriquées en une itération
  • Nombre de Bugs : Nombre de crêpes renvoyées en cuisine (ne respectant pas la qualité attendue par vous)
  • Nombre de commandes urgentes livrées

Fin de l’itération :

  • Mettre à jour les indicateurs
  • Les participants mangent les crêpes fabriquées et échangent sur le résultat de l’itération (n’hésitez pas à les questionner sur la manière qu’ils se sont pris pour performer)

Conclure

Félicitez le groupe pour ces 3 itérations intenses, je suis sûr qu’ils sont tous au bout du rouleau !

Questionner les participants sur :

  • Comment ont-ils vécu l’atelier ?
  • Est-ce que les commandes urgentes les ont poussés à adapter le système (des étapes en moins ou en plus, des rôles attribués, etc.) ?
  • Quel est leur point fort ?
  • etc.

D’accord, mais si on se reconnectait à notre réalité maintenant ?

  • Peut-on faire un rapprochement entre ce que nous venons de vivre et notre projet ?

 

N’hésitez pas à terminer la séance en invitant d’autres collègues à déguster le restant de crêpe (enfin.. s’il en reste 🙂 ).

Cet atelier peut servir d’introduction à une formation Kanban. N’hésitez pas à l’adapter à votre contexte et au public.

En général, après 3 itérations les participants sont bien crevés, mais ils ont le ventre plein et le smiley ! 🙂

 

@HichamAgile


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