Comment on a rassemblé les collab’Z lors d’un événement international à distance !

Régulièrement, chaque agence de Zenika organise sa Technozaure. Lors de ces conférences internes, les Z (consultant·e·s et fonctions supports) sont invités à présenter des sujets qui les intéressent. Si vous suivez notre blog depuis un moment (ou que vous plongez dans les archives), vous avez sans doute remarqué que les sujets sont variés, et toujours présentés avec passion.

En 2020, du fait de l’épidémie de coronavirus, certaines agences ont malheureusement dû faire une croix sur cet événement. Et il semblait bien que 2021 allait partir sur les mêmes bases. 

C’était sans compter sur l’état d’esprit de Zenika : 2021, c’est aussi l’année des 15 ans de Zenika. Et un anniversaire, ça se fête dignement. Alors dès le début d’année, Carl Azoury et les directeurs techniques des agences se sont lancé le défi d’organiser une Technozaure en avril 2021, quelle qu’en soit la forme.

Et si organiser une Technozaure en trois mois n’est pas facile, organiser une TZ World virtuelle en trois mois relève du tour de force. Heureusement, Zenika est une entreprise dans laquelle les idées ne demandent qu’à se réaliser. Nous avons donc séparé les tâches en deux étapes.

L’organisation

Partons de ce que nous connaissons et aimons déjà

D’abord, l’organisation classique d’une Technozaure, c’est-à-dire d’une conférence, qui consiste à :

  • créer un appel à sujets (alias CFP) sur conference-hall
  • pousser tous les Z à proposer des sujets, 
  • choisir les présentations au sein du comité, 
  • construire un agenda digne de ce nom, 

Mais Zenika, ce n’est pas uniquement la France. Zenika, c’est aussi Singapour et Montréal. Il fallait donc faire en sorte que tous les Z puissent participer à cet événement international. 

Et qui dit international, dit différentes plages horaires et langues.

Les Z ont donc soumis des talks en français, d’autres en anglais et l’agenda a été construit dans le but de couvrir au mieux les trois fuseaux horaires avec des conférences / ateliers.. 

Côté organisateurs, on avait conscience que les oratrices et orateurs sélectionnés n’auraient que peu de temps pour se préparer.

Le CFP ayant été lancé fin février, il ne restait que deux mois avant le jour de la TZ.

D’autant plus que ces deux mois comprenaient 3 semaines de vote et une semaine de sélection. Ce qui ne laissait finalement qu’un mois de préparation effective après délibération.

Malgré tout, les Z ont joué le jeu, et les propositions ont été très nombreuses :

  • :mega: 177 propositions pour 142 oratrices et orateurs
  • :microphone: 152 présentations dont 34 en :gb: et 118 en français:fr:
  • :computer: 21 ateliers de 50 minutes et 4 ateliers de 1h50

Réparties dans les catégories suivantes

Nous voila prêts ! …enfin, on a l’agenda et c’est un bon début.

Il faut maintenant penser à la virtualisation de l’événement.

Comment on est passé en virtuel

Le choix des outils

  • Premier chantier : mettre à dispo le planning avec un visuel à la hauteur de l’événement. Ce sont donc Anthony Le Goas, Cyril et Julien qui ont pris le temps de mettre en ligne une page dédiée à l’événement avec les détails de chaque conférence. Quoi de mieux pour teaser les sujets ? Jugez par vous-même : tz.zenika.com
  • Deuxième chantier : la diffusion des conférences.

Et pour ça, rien de mieux que de capitaliser sur l’expérience des Z. Après de nombreuses RemoteClazz, on savait déjà quels outils on privilégier : YouTube pour la diffusion de nos flux vidéos et StreamYard pour faciliter les prises de paroles entre les maîtres de cérémonie et les orateurs.

Pour un orateur, donner une conférence, c’est bien. Recevoir du feedback, c’est tout aussi important.

Et encore une fois, nous avons utilisé un outil déjà bien connu par certains Z pour la collecte du feedback : OpenFeedback.

Super ! On a désormais l’agenda, les outils de diffusion et le moyen de collecter le feedback.

Mais il ne faut pas oublier que c’est l’anniversaire de Zenika et tout le monde attendait mieux qu’un simple agenda avec des liens de visio vers les conférences.

On voulait partager ce moment entre Z. Et pour ça, il a fallu chercher des solutions fournissant plus d’interactivité, plus de fun, plus de vie.

Jamais deux sans trois : cette fois-ci l’idée nous vient de l’autre côté de l’Atlantique.

Certains Z montréalais avaient eu l’occasion de tester une plateforme sur laquelle chaque collaboratrice ou collaborateur pouvait incarner un avatar qui se balade sur une map dans un univers typé « jeu vidéo old school » : WorkAdenture. L’utilisation de cette plateforme permet d’aller de salle en salle pour suivre les différentes conférences et d’interagir avec les autres Z à proximité.

Après quelques tests concluants, nous avons donc choisi de partir sur cette solution. Mais aussi de travailler pour avoir un rendu à la hauteur des habitudes des Z.

Parce que pour aller de la première version :

Clairement, cette première version n’était pas vraiment dans l’esprit Zenika

aux images que vous verrez plus loin, Yoan et Mathieu ont passé un certain temps, et tout Zenika les en remercie !

La mise en oeuvre

Parce qu’il a fallu créer une carte globale, ainsi que des lieux de conférence, le tout en intégrant les outils à destination des participants : StreamYard, OpenFeedback, Jitsi, et le site dédié à la Technozaure sont ainsi devenus d’une expérience franchement interactive, et qui a beaucoup plu aux Z.

Sur cette capture d’écran, vous découvrez la carte principale fonctionnant sur un serveur dédié WorkAdventure, avec les différentes salles de conférence qui correspondent aux agences de Zenika, et les zones de discussion qui permettent des échanges plus informels. Sans compter la possibilité d’engager la conversation avec une personne à proximité, exactement comme dans une vraie conférence. Ces deux dernières fonctionnalités brisant vraiment la frontière entre une conférence virtuelle et une conférence réelle.

Enfin, et comme dans une conférence classique, il nous fallait des maîtres de cérémonie dans chaque salle pour présenter les oratrices et orateurs, régler les détails techniques, et faciliter les séances de questions/réponses.

Le résultat

Munis de ces outils, nous pouvions nous lancer dans une superbe journée de conférence dans laquelle nous avons pu voir les Z de toutes les agences nous parler de leur métier avec passion et talent. Et cette journée n’était pas une journée uniquement réservée au consultant·e·s mais ouverte à TOUS les Z. C’est ainsi que l’administration des ventes a pu nous expliquer quelles étaient les implications quand les compte-rendus d’activité étaient rendus en retard et quelles personnes étaient impactées par ces retards.

L’ambiance était tellement chouette que nous avons par ailleurs pu créer notre premier Z virtuel

Et pour que la journée soit complète, il nous fallait un afterwork digne de ce nom. Et un afterwork sympa, ça n’est pas si facile en temps de confinement. Heureusement, Marie Viley et Julien Landuré nous ont sauvé grâce à un blindtest de folie organisé par Le Blindtest et le groupe PopTime lors duquel les gagnant·e·s étaient récompensé·e·s par un bon d’achat sur le eshop Zenika.

Pour conclure, cette journée était une réussite incroyable grâce à l’implication de nombreux Z. D’abord Yoan et Mathieu, sans lesquels nous n’aurions pu avoir ce superbe environnement de conférence. Ensuite notre comité de sélection, et notre équipe web (Anthony, Cyril et Julien). Et puis toutes et tous les maîtres de cérémonie et les orateurs. Et enfin la dizaine de relectrices et relecteurs qui m’ont permis de compléter cet article. Par ailleurs, vous pourrez prochainement retrouver certaines de ces présentations sur notre chaîne YouTube, Zenika TV

Et vous ? Comment organisez-vous vos événements à ditance ?


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