L’APAJH en mécénat : Starting a Success Story

Moi, Zenika et le monde

Je me présente…

Je m’appelle Adrien (@adi3000). Je passe ma vie à semer mes lignes de codes dans le monde professionnel depuis plus de 10 ans. Un jour j’ai croisé le chemin de Zenika. Cette ESN (et son slogan “Coding The World”) était parfaite pour mes ambitions récentes de vouloir agir avec mes compétences et expertises pour contribuer à un monde meilleur.

Sur mes précédentes années, mes commits ont été envoyés sur des serveurs appartenant aux domaines bancaires, assurances, et surtout retail. Étant rattaché à l’agence de Lille, le domaine du retail nous confronte à la gestion de clients, de promotions, de stocks, etc… 

Tout cela apporte, certes, des facilités et des expériences utilisateurs de plus en plus satisfaisantes, des innovations très captivantes, mais il me manquait quelque chose…

La révélation

Un jour, j’ai décidé d’inscrire mon fils dans une crèche parentale. Pour faire simple, c’est une crèche associative qui fonctionne avec l’aide des parents, qui sont eux-mêmes membres du CA. Nous avions des difficultés à valider le fait que la partie contractuelle d’implication des parents était bien suivie (i.e. participer à une garde de 3 heures par semaine à la crèche).

À la maison, nous avons donc décidé (avec ma femme Développeuse front) de remplacer cette feuille de permanence, non pas par un tableau Google Sheet partagé, mais par une simple application avec un gros bouton validant par API que “Oui, les parents ont rempli leur contrat cette semaine” ou “Non, ils ont été remplacés par quelqu’un d’autre”.

Finalement peu de choses mais, cela reste efficace. À tel point que la directrice voulait en faire la pub auprès des autres crèches parentales, ce qui ne s’est pas fait : beaucoup trop de responsabilités/supports pouvaient en découler. Cela restait malgré tout une révélation : les milieux associatifs dans le domaine social sont très en retard, et n’ont que très peu de possibilités de moderniser leur workflow. J’ai beaucoup réfléchi au “Pourquoi ? ”, et donc moi aussi je voulais faire mon possible pour “Coding the World”, et distribuer des commits pour d’autres choses que simplement vendre les meilleurs produits aux clients de mes clients.

Le coup de pouce de Latitudes

A priori, je n’étais pas le premier à me poser cette question et bien évidemment, pas le premier à Zenika (l’ambition “Coding the World” existait bien avant que je n’intègre Zenika). En Juin 2020, notre ambassadeur des fonds de dotations Coding the World Zenika – Thibaut Ruaro – s’est rapproché de l’association Latitudes. Cette association va chercher des experts IT pour effectuer des missions RSE diverses, mais principalement axé sur le tutorat et l’encadrement d’étudiants.

Durant l’été 2020, Latitudes et Zenika ont renforcé leurs liens en présentant leurs ambitions et, entre autres, le projet des “100 rencontres”. Le but est le suivant : démarcher des associations, et creuser leur curiosité à investir un peu de leur temps dans le numérique. Suite à cette démarche, des experts IT peuvent se rapprocher de Latitudes, et faire une rencontre avec les différents projets identifiés par Latitudes. Cette première rencontre dure 1h30, le temps de présenter le sujet, d’échanger ses visions ou même apporter des réponses suffisantes pour laisser à une association un nouvel élan d’autonomie pour avancer.

J’y ai fait deux rencontres.

Parrainage17

L’idée derrière cette association est de pouvoir être parrain d’un enfant en l’accompagnant dans sa vie. Depuis un bon bout de temps, ils n’ont plus la main sur la maintenance du site http://parrainage17.org/ utilisant un vieux CMS. Nous avons échangé et j’ai précisé quelques indications par mail sur comment avancer et ré-installer un WordPress maintenable (ou à défaut un Wix, sans changer de nom de domaine). 

Le premier élément qui complique les choses est qu’en ce qui concerne la maintenance et/ou les frais récurrents, cela pose déjà un problème. Donc, dans l’idéal, il faut fournir une certaine routine adaptée et décrite par mail pour leur laisser une plus grande autonomie. Cela peut marcher avec ce genre d’association où certains membres sont à l’aise avec la recherche et quelques outils du numérique. J’ai ainsi pu parler de Paypal et leur plan solidaire (https://www.paypal.com/fr/webapps/mpp/charity) pour gérer leurs transactions de frais d’adhésion ; ainsi que parler de projet futur (impliquant du développement) permettant de fiabiliser la saisie de formulaire administratif d’adhésion, et de solutions CMS (WordPress et Wix). Et tout ça en simplement 1h30 et deux mails. C’est le genre de coups de pouce utile et pratiques qu’ont permis Latitudes et Zenika. Mais bon, parfois cela ne suffit pas quand l’ambition du projet est de plus grande envergure.

APAJH de Bretagne

Isabelle Leroux, monitrice-éducatrice dans le foyer Roger Legrand de l’APAJH de Bretagne, a elle aussi contacté l’association Latitudes. De son côté, elle est revenue d’une expérience très intéressante, prototypée depuis son lieu de travail : l’échange de foyers de vie entre personnes handicapées de résidences différentes. Utilisatrice de HomeExchange.fr, elle a voulu mener l’expérience avec ses différents résidents, et souhaitait désormais établir une plateforme numérique adaptée pour les personnes handicapées, afin qu’elles puissent changer d’air elles aussi.

C’est sur ce sujet avec de belles ambitions, que j’ai donc décidé de passer une majeure partie de mon mécénat de compétence. 

Success Story d’un Super projet avec l’APAJH

Premier atelier

J’ai accroché dès le premier entretien d’1h30 ; outre le projet en lui-même (APAJ’écHange : l’échange de foyers de vie entre personnes handicapées de résidences différentes), l’entretien contenait tous les mots-clés nécessaires pour attirer mon attention : 

• Une envie de moderniser le monde associatif
• Un fossé important constaté dans l’équipement numérique
• Une motivation accrue pour pousser ce projet jusqu’au bout (dossier AFNIC, inscription au Summit4Good)
• Aucune connaissance dans la gestion d’un projet IT

De quoi faire chauffer ma pédagogie et mon expertise au sein d’un projet à valeur sociale. Je mise tout dessus.

Après avoir contacté Isabelle, nous avons fixé un rendez-vous de préparation pour le Summit4Good. Ce Summit4Good devait se faire en un week-end, mais dû au contexte sanitaire de 2020, il fut remplacé par 2 semaines de webinars et d’accompagnement à la construction d’un projet. Ce changement étant beaucoup trop intense pour une entrée en matière de mécénats et, étant plus dédié à la porteuse du projet, je ne me suis pas prononcé pour suivre ce webinar. Il était plus réaliste de m’engager sur une demi-journée de brainstorming pour aider Isabelle à promouvoir son projet dans ce Summit.

Le Summit4Good

Le Lean Canvas et l’utilité sociale

La communauté des Z, plus précisément les Agilistes, m’a beaucoup aidé sur le sujet. Moi et mon expérience d’Expert technique n’avions que la notion des Use Cases. 

Ces agilistes m’ont donc suggéré de me focaliser sur le Lean Canvas. Pour résumer, c’est un outil qui permet de cartographier les besoins utilisateurs de manière générale, en s’appuyant sur les éléments de différenciation du marché ainsi que le R.O.I. (Return On Investment) probable.

Ce qui est intéressant est que le produit est d’ordre d’utilité sociale, alors que la notion de R.O.I. ne l’est pas vraiment.

Dans le principe, le but est toujours de confirmer une proposition de valeur à l’outil là où, finalement, seule la case concernant “les revenus” n’est pas évidente à remplir ; celle-ci peut être uniquement remplie par quelques notions de temps gagné pour les animateurs et responsable, et par un accès à l’épanouissement des résidents.

(source du template en français : http://blog.spi.be/2019/03/dans-la-boite-a-outils-des-business-shakers-le-lean-canvas/)

L’utilisation de l’outil combiné à un “free-plan” sur AwwApp nous a permis, en distanciel, de pouvoir structurer une présentation solide. Le premier challenge, avant même d’expliquer le principe ainsi que l’utilisation de la méthode, était de trouver un Lean Canvas en Français. En effet, les anglicismes, et le vocabulaire souvent technique ne sont pas d’usage courant dans les secteurs associatifs et sociaux. Cela est encore moins le cas quand il s’agit de secteurs où le métier est basé sur la communication avec des personnes via l’usage de méthodologie F.A.L.C (FAcile à Lire et à Comprendre). Il devient donc très difficile de parler de “KPI”, de “Sprint”, de “Lean Canvas” lui-même, ou d’autres anglicismes très courants dans les filières IT. L’important est d’abord de s’adapter pour que l’interlocuteur comprenne les principes.

Dans le cadre des projets remontés sponsorisés par Latitudes, on rencontre généralement des personnes motivées à moderniser leur outillage. De ce fait, dans le cas d’Isabelle, on arrive facilement à aller plus loin que l’explication simple des méthodologies. L’appropriation de ces dernières, associées à quelques exemples et documents, a fait qu’Isabelle a basé sa présentation de projet en usant de tout ce qu’elle a pu voir avec moi ou les Webinars.

Le cadre sanitaire, comment numériser des ateliers ?

Comment discuter : pourquoi Mattermost ?

Le but du Summit4Good revisité dans le cadre du contexte sanitaire est de mettre en lumière un projet, après avoir participé à de multiples Webinars consacrés aux différentes étapes de création d’un projet numérique. À la fin de ce Summit4Good sur 14 jours, une session de présentation a lieu dans laquelle les participants présenteront leur projet. À la clé, le projet obtient une meilleure visibilité, mais avant tout pour le projet APAJ’écHange, il s’agit de s’entraîner à intéresser de potentiels sponsors sur ce sujet. Mais, comme dit précédemment, contexte oblige, il est nécessaire de savoir présenter en vidéo. Devant s’adapter au contexte sanitaire ainsi qu’à la distance non négligeable entre la Bretagne et le Nord, tous nos brainstormings se sont effectués sur divers outils numériques.

Ainsi, pour commencer à discuter ensemble, nous avions commencé “à l’ancienne” :

Plusieurs soucis sautent aux yeux :

• On a beau n’être que deux dans cet échange, on risque vite de s’y perdre. Il y a 4 ou 5 mails d’échanges variés de ce style dans ma boîte mail avec quelques “(Sans sujet)” et “TR: (Sans sujet)” qui traînent.
• L’effet que l’on retrouve souvent dans les forums est présent dans ce genre de conversations : le sujet, s’il est précisé, n’est souvent plus pertinent au 3e mail.
• On aime bien se donner de nos nouvelles de temps en temps, du coup ça nous arrive de placer des bribes de vie entre deux informations sérieuses.
• Les délais de réponses (n’étant pas à 100% de mon temps sur le sujet, et Isabelle non plus) et la quantité de mails annexes viennent souvent camoufler des informations importantes.

Pour toutes ces problématiques, nous n’allons pas nous abstenir de rester humains, il est important pour moi, dans un contexte de mécénat de compétence, de garder un lien social et de partenariat, voir d’équipe entre l’association et l’entreprise (ou du moins le prestataire et la porteuse du projet).

Au risque d’enfoncer des portes ouvertes, les mails ne sont pas une bonne solution pour ce genre de travaux. Une plateforme de discussion, ou un forum bien ordonné est la clé pour s’y retrouver. J’ai donc réactivé quelques cellules dormantes d’un serveur pour y placer un Mattermost branché de manière rudimentaire. Le but n’étant pas d’y mettre un SLA (Service Level Agreement) ou un DRP (Disaster Recovery Plan), avec antivirus et modération avec filtrage automatique, ou toute autre stratégie importante sur un projet. Bien que restant disponible en temps partiel, nous n’avons pas tous les moyens du monde pour faire avancer le sujet. Le but ici étant de pouvoir suivre les différents sujets, ainsi que de se rappeler de références et d’informations importantes.

Mais si la question devait être posée : oui, il y a bien un backup mensuel sur cette instance déployée. Il ne s’agirait pas non plus de perdre 100% du travail effectué.

Après essai, Mattermost c’est : 

• Rapide à installer, si tant est qu’on ait un serveur à disposition
• Gratuit pour l’usage prévu (zulip, rocket et d’autres sans doute aussi, mais lui, je maîtrise)
• Les solutions WhatsApp/Telegram/Teams n’offrent pas de bonne possibilité ergonomique pour faire des Topics
• Pas d’expiration de message (contrairement à Slack, entre-autre) pour avoir un vrai back-up du projet
• Espace disque (sur une instance légère comme celle de ce projet) accessible par l’administrateur (moi) pour maîtriser les documents uploadés

Comment partager nos idées : AwwApp ou Miro ?

On ne discute pas uniquement de manière différée, les périodes les plus productives sont, bien évidemment ,lorsqu’on s’appelle. Ici, je ne ferai pas de comparaisons de Meet, Teams, Zoom, Discord… En cette période où la distanciation est de mise, il existe plein d’articles mettant en évidence les points de comparaison qui varient selon les usages, entre le nombre d’interlocuteurs, l’intégration à vos suites favorites, et l’ergonomie préférée. Nous, nous avons opté pour Meet, car nous l’avions sous la main dès notre première discussion. 

Mais un outil de visioconférence n’est pas suffisant, surtout lorsqu’il faut faire une introduction à l’usage des outils numériques. S’il n’est pas possible de faire des dessins sur une feuille ou un paperboard, internet peut essayer de nous faire dessiner avec la souris.

Là, dans le flow d’une conversation et d’une nécessité de dessiner des schémas, je n’ai pas pu m’appuyer sur les talents des agilistes Zenika. Je suis allé de moi-même parcourir en 5 minutes internet, pouvant amener vers un dashboard sauvegardable et pratique ; mais surtout, dans la mesure où mon intervention sera peut-être limitée dans le temps, un dashboard dont Isabelle a la possibilité propriétaire.

AwwApp a été mon choix. Son pricing ne rend pas inaccessible le tableau s’il demeure public et qu’il n’y en a qu’un par compte ; cela nous convenait très bien. Nous avons eu la chance d’essayer Miro temporairement, mais les limitations payantes par équipe arrivent très vite (dans la mesure où mon compte est déjà lié à quelques autres équipes Miro). Cependant, Miro était clairement plus ergonomique, le temps d’un atelier ou deux, que l’application AwwApp. Cela nous a au moins permis d’éditer le Lean Canevas ensemble pour préparer le pitch. Par la suite, un compte Miro sera sans doute ouvert pour le projet.

La conclusion : comment bien démarrer ?

Si je devais conclure, grâce à nos intérêts mutuels et nos ressources à disposition, nous avons eu que peu de limites pour travailler notre sujet et le rendre attrayant, numériquement parlant. Certes, nous avions tenté de faire un premier essai de présentation avec paperboard à la caméra, mais cela devint vite compliqué. La situation sanitaire a donc joué en ma faveur sur ce point : je pouvais facilement proposer des outils numériques pour nous adapter. Cependant, avec ou sans contexte sanitaire, la courbe d’apprentissage d’une telle association à but médico-social n’est pas plate, et la motivation est le réel moteur de notre progression. Avec un tel projet et de bons outils, nous avons réussi à avancer sur ce qui fut notre premier succès : remporté une distinction au Summit4Good.