Animer un atelier Rôle et responsabilités

En sortie de cet atelier, vous aurez aidé les participants à :

• faire le point sur leur rôle réel dans l’équipe, au-delà du nom officiel de leur poste/casquette
• faire le point sur leurs attentes envers chaque personne
• s’engager sur leurs responsabilités

Vous aurez une matrice qui pourra être réutilisée et présentée, à de nouveaux arrivants dans l’équipe par exemple.

Idéalement, cet atelier sera organisé au démarrage d’une nouvelle équipe afin de partir sur de bonnes bases.

Vous pouvez également l’organiser, ou le faire organiser, quand vous rejoignez une équipe, pour clarifier les attentes mutuelles, dès lors que le besoin se fait sentir !

Durée

La durée dépend du nombre de participants, de la clarté de leur rôle, de leur maturité… Prévoyez a minima 2h pour une équipe de 5-6 personnes environ

Participants

Il vous faudra l’ensemble des membres de l’équipe, ou du groupe ciblé, et non des représentants car il est important que toute l’équipe s’exprime et s’engage.

Évitez également d’inviter des tiers qui ne participent pas (comme pour tout atelier), pour que les participants ne se sentent pas jugés et ne se restreignent pas dans leur parole.

Ex : si vous invitez le manager, les personnes risquent de dire ce qu’elles pensent que devraient être leur rôle et non la réalité de ce qu’elles font

Logistique

Présentiel : 

• Une salle avec un grand tableau
• Des post-it de couleurs (si possible une couleur par personne + 1 couleur pour les rôles)
• un feutre par personne
• Optionnel: des gommettes (1 seul type et 1 seule couleur suffit)

À distance : 

• Une visio conférence, si possible caméras allumées
• Un board partagé sur lequel les participants peuvent mettre des post-it, si possible de couleurs.
• Si possible, avoir une option de partage / masquage des tickets, pour permettre à chaque participant d’écrire ses tickets “dans son coin” et de les révéler au moment opportun
• La possibilité de mettre des pastilles sur les post-it (smiley, rond…)

Préparation

Prenez le temps de lire l’ensemble du déroulé de l’atelier pour être à l’aise lors de la facilitation.

Accueil

Une fois les participants regroupés, rappelez-leur l’objectif attendu de cet atelier, la durée et le déroulé :

1 – Création de la matrice

2 – Rédaction unitaire des rôles et responsabilités, de ce que chacun·e apporte à l’équipe

3 – Restitution

4 – Retour sur les désaccords

5 – Validation par l’équipe de sa matrice

Création de la matrice

1 – Expliquer aux participant·es que:

La matrice est composée soit :

• des prénoms des membres du groupe, en particulier si leur rôle n’est pas particulièrement défini ou multiple
• des rôles du groupe
• un mix des deux, si par exemple plusieurs personnes ont le même rôle

2 – Faites un “tour de table” et demandez à chaque participant·e leur prénom (si vous ne connaissez pas l’équipe) et son rôle. Écrivez en double (sur 2 post-it à chaque fois) soit le prénom, soit le rôle (au choix du participant).

Ex : 

• Mérinda : Product Owner => “PO”
• Bob : dév, lead tech ? => Dev de prime abord, désigné Lead tech mais je ne sais pas trop ce que je suis censé faire => “Lead tech”
• Polo : Recetteur ? Support client ? => un peu tout ça et d’autres choses, “Polo”
• Patou, Sam, Martin, Rachid : développeurs => “Dév”
• Marion : UX designer => “UX”

3 – Créez la matrice en plaçant les tickets créés comme sur l’exemple

Ex :

Rédaction unitaire des rôles et responsabilités, de ce que chacun·e apporte à l’équipe

1 – Expliquez à l’équipe comment se remplit la matrice. N’hésitez pas à donner un exemple – Attention aux rôles non officiels ou nouveaux

Chacun va remplir la ligne correspondant à son rôle :

Dans chaque colonne, indiquez ce que vous attendez de ce rôle ou de cette personne (1 post-it par attente)

Dans la colonne où vous retrouvez votre rôle ou votre nom, indiquez ce que vous apportez à l’équipe. 

Mérinda par exemple, tu es PO, tu vas donc remplir la 1ère ligne de cette manière :

Patou, Sam, Martin, Rachid, vous allez chacun alimenter la ligne “Dév” avec vos attentes et besoins.

2 – Si vous êtes à distance, activez le masquage des post-it. C’est parti, mettez un 1er chrono de 10 min, que vous relancez de 10 min si les participant·es n’ont pas terminé.

3 – Surveillez le temps, faites un rappel après 5 min “Encore 5 min”, puis “Dernière minute, voulez-vous plus de temps ?”

Restitution et identification des désaccords

Tout le monde a terminé ? C’est parti pour la restitution

1 – Commencez par expliquer les règles de la restitution

Chacune va déposer / révéler ses post-it. Ce sont ses attentes à elle / lui. Vous pouvez ne pas être d’accord, dans ce cas, à la fin de la présentation vous pourrez mettre une gommette / pastille / point sur le ticket sur lequel vous n’êtes pas en phase ou qui nécessite une discussion sans expliquer pour l’instant pourquoi, on y reviendra dans un second temps.

2 – Demandez à la 1ere personne de faire sa restitution.

Si un post-it ne vous semble pas clair, que vous voyez que des personnes réagissent, vous pouvez demander “Ce ticket est clair pour tout le monde?”. La personne pourra alors expliquer, brièvement, le sens du ticket. S’il reste flou, marquez-le d’une gommette

Pensez à bien canaliser les “Ah non c’est pas à moi de faire ça!” en rappelant qu’une session d’explication est prévue.

3 – Lorsque la personne a terminé, demandez aux équipes de placer leurs gommettes/ point éventuelles sur les post-it qui posent soucis, de façon silencieuse (l’objectif est d’être efficace et de garder les débats pour la suite afin de maîtriser le chrono de l’atelier)

4 – Faites ainsi pour chaque ligne du tableau. Pour les rôles à plusieurs personnes, invitez chaque personne après l’autre à présenter ses post-it. Au fil des présentations d’un même rôle, n’hésitez pas à regrouper les idées communes pour plus de lisibilité.

On passe à l’équipe de développeurs, Patou, Sam, Martin, Rachid, qui veut commencer ?

Retour sur les désaccords

L’objectif de cet atelier est que tout le monde soit en mesure de s’engager sur ses rôles et responsabilités et donc d’éclaircir les désaccords

1- Parcourez la matrice et arrêtez-vous sur chaque élément portant une gommette / point de désaccord

2 – Pour chacun, demander à la / aux personnes d’expliquer pourquoi elle a marqué ce ticket. Laisser les personnes discuter quelques minutes, aidez à la construction/conclusion si besoin et surveillez le temps.

3 – Si vous voyez que personne ne veut s’emparer d’une activité, demandez qui devrait le faire (il peut s’agir d’une personne externe à l’équipe non présente). 

Si aucun consensus n’est trouvé, noter le point à part, et demandez qui peut arbitrer.

Si un consensus est trouvé, modifier le ticket pour qu’il corresponde à la décision prise.

Validation par l’équipe de sa matrice

Une fois tous les points ouverts adressés, demandez à l’équipe si elle est satisfaite de sa matrice et si elle est d’accord pour porter, dès aujourd’hui, ses rôles et responsabilités.