Travailler en remote : se définir une charte de fonctionnement de l’équipe

Quand on se retrouve soudainement en télétravail, comme en ce moment avec le contexte de confinement, l’équipe n’a pas forcément eu le temps de s’organiser et de poser à plat son fonctionnement à distance. Et pourtant, c’est une étape essentielle pour que le télétravail se déroule sereinement. 

Le fonctionnement que l’équipe avait au bureau ne peut pas être le même que lorsque chacun est chez soi. 

Plusieurs types d’ateliers peuvent vous aider à redéfinir votre cadre de travail, actuellement plus applicable dans ce nouveau contexte. Je vous propose de vous partager un atelier qui a permis d’établir une Charte d’équipe. Je l’ai mené avec 5 équipes différentes chez un de mes clients au début du confinement.

1/ POURQUOI DÉFINIR UNE CHARTE D’ÉQUIPE ?

Cet atelier vise à définir une charte de fonctionnement de l’équipe en remote, des bonnes pratiques et des “règles de vie” que l’équipe s’accorde à suivre. 

Cette charte n’a pas pour but d’être figée dans le marbre, mais plutôt d’être une base de discussions pour votre équipe afin qu’au fil des semaines, vous puissiez prendre conscience de vos pratiques et les regarder avec du recul pour les améliorer continuellement.

C’est un moment clé dans une équipe de travail que de se définir des règles de fonctionnement et un cadre. Ce partage pourra soulever des épines dans le pied qui n’auraient pas été abordées sinon.

2/ COMMENT DÉFINIR UNE CHARTE D’ÉQUIPE ? 

Pour définir cette charte à distance, c’est simple, il suffit de : 

1. Se réserver ensemble un créneau de 1h30-2h 
2. Vous munir d’un site de board interactif (awwapp, Miro, Google drawings…) et d’un système de vidéo conférence (Webex, Google Hangout, Slack…).
3. Je vous conseille également de mettre en place des rôles délégués dans l’équipe, afin que cet atelier se déroule au mieux.

Chaque personne qui endosse un rôle délégué doit également participer à l’atelier, il/elle aura ainsi une double casquette (participant + le rôle choisi).

3/ LE DÉROULÉ DE L’ATELIER

Voici les étapes à suivre pour mener votre atelier autour de la Charte de fonctionnement de l’équipe en remote.

ETAPE 1 – Introduction (10min)

Le facilitateur introduit l’atelier et son objectif. 

Chacun peut également donner une note de 1 à 5 pour évaluer son bien-être depuis le début du télétravail et du confinement : 1 pour “je vis mal le télétravail, ça ne va pas” – jusqu’à 5, “le télétravail se passe bien” , “je le vis bien” etc…. 

Chacun expliquera en quelques mots pourquoi il a donné cette note.

ETAPE 2 – Recueil des idées (10min)

Chacun va noter individuellement ses idées de “règles de vie” à proposer pour l’équipe vis-à-vis de 4 catégories: 

• Vos modes de communication : comment est-ce que nous communiquons au quotidien ? Par quel(s) outil(s) ? A quelle fréquence ? Pour les discussions formelles? Et pour les discussions informelles ? Comment se donner la parole pendant une réunion ?…
• Votre gestion et répartition des tâches : comment faisons-nous pour nous répartir les tâches ? Comment suivons-nous l’état d’avancée des tâches de chacun ? Comment est-ce que nous décidons de ce qui est prioritaire ?…
• Vos rituels et points de synchronisation : comment est-ce que nous nous synchronisons au quotidien ? Quels points sont à prévoir et pour quels objectifs ? Comment faire pour repérer si quelqu’un est coincé et pour lui venir en aide ?…
• Autres : pour toutes les autres idées qui ne se retrouvent pas dans les précédentes catégories (par exemple : comment partager quand je suis disponible ou pas ? Prévoyons-nous des rencontres informelles pour garder le lien ?…)

Je vous conseille de noter ces idées sur des post-it directement sur le board interactif (en définissant des zones dédiées par participant). Cela aidera au moment de la restitution à ce que tout le monde puisse lire et écouter les idées proposées (une restitution seulement orale n’aide pas à la compréhension commune de tous).

ETAPE 3 – Restitution et partage (entre 45 et 55min)

Pour la phase de restitution, le facilitateur choisit une catégorie et l’ensemble des participants partagent leurs idées sur cette catégorie. Suite au partage de l’ensemble des idées sur la catégorie, les participants se mettent d’accord sur les propositions à garder ou pas, comment les reformuler ou les compléter. 

Le scribe prend en note ce qui se décide directement sur le board interactif dans une zone dédiée.

Il suffit ensuite de répéter le processus pour chaque catégorie en veillant à ne pas passer plus de 10-15min sur chaque catégorie.

ETAPE 4 – Conclusion (15min)

Le facilitateur prend ensuite 10min maximum pour relire les différents éléments de la Charte et pour vérifier si tout le monde est d’accord avec ce qui a été marqué. 

C’est également l’occasion de rappeler les actions qui ont été prises (et définir qui et quand s’en occuper) si des actions sont apparues au cours de l’étape 3 (par exemple : initier un Trello pour suivre les tâches / qui s’en charge et quand?).  Si de nombreuses actions sont apparues, choisissez chacun 3 actions qui vous semblent prioritaires pour vous permettre d’appliquer la Charte définie (les actions qui auront le plus de votes seront ainsi prioritaires).

Enfin, prenez 5 min pour faire un retour sur l’atelier en vous demandant: “avec quoi est-ce vous repartez ?”. 

La définition de cette Charte vous amènera peut-être de nouveaux rituels ou une manière nouvelle de vous synchroniser et de communiquer. Vous ne pouvez pas reproduire le fonctionnement exact que votre équipe a en présentiel, et cet atelier est justement l’occasion de réinventer ensemble votre façon de travailler.