🏠 Full-remote : Comment réussir à travailler en équipe ?

La tentation est grande ! Être en pyjama toute la journée, s’installer dans le canapé, ne vivre que de céréales et de jus de fruits… Malheureusement pour certains, ces habitudes en télétravail n’apportent rien de bon sur la durée : d’une part pour votre santé physique, mais aussi pour votre santé psychologique.

Quelles sont les bonnes habitudes à prendre pour que le travail en remote se passe au mieux ? Comment être efficace sur la durée ? Quels outils permettent à une équipe de collaborer à distance ?

Dans cet article, je vais vous donner mon retour d’expérience vis-à-vis du télétravail de longue durée pour vous aider à y voir plus clair.

La clé : la communication

Comme dans toute relation, personnelle ou professionnelle, le plus important c’est de communiquer. Lorsque vous communiquez avec vos collègues ou vos supérieurs hiérarchiques, vous entretenez la confiance que ceux-ci ont placée en vous. Attention, cela fonctionne aussi dans l’autre sens. Si vous ne communiquez plus assez, le doute va s’installer chez vos collègues, vous allez perdre ce lien de confiance. En conséquence, eux aussi vont vous communiquer moins de choses, et ainsi de suite. Tant qu’on l’alimente, ce fonctionnement est un cercle vertueux, mais dès que l’on ne fait pas attention à la communication, cela se transforme rapidement en cercle vicieux.

La pyramide de la communication

Tous les moyens de communication ne sont pas aussi efficaces.

• En bas de la pyramide, on va retrouver la communication par messagerie, que ce soit par mail, sms ou messagerie instantanée, elle reste asynchrone.
• Ensuite, on a l’appel téléphonique. C’est une communication synchrone, mais qui ne mobilise qu’un seul sens, l’ouïe. Par ce biais, on va pouvoir percevoir les intonations ou les hésitations dans la voix de notre interlocuteur. Cela nous donne des indices sur son état d’esprit.
• Puis, on retrouve la communication en visioconférence. Celle-ci permet de parler et de voir la personne, et donc de se rendre compte de ses réactions.
• Enfin, tout en haut de la pyramide, le face à face.

Plus une discussion est importante, plus il est recommandé de favoriser la communication synchrone, faisant appel au plus de sens possible. Lorsque l’on télétravaille, c’est la communication en visio que l’on va privilégier pour les conversations essentielles.

La communication asynchrone

La communication asynchrone est la communication de base, celle que l’on utilise le plus dans la journée. Utilisez les mails pour envoyer des messages importants. Envoyez des messages instantanés pour des messages ordinaires, via des outils comme Slack ou Hangout. Les messages asynchrones sont ceux qui peuvent être le plus mal interprétés. Lorsque l’on envoie un mail, on fait d’ordinaire attention à la forme. En revanche, pour les messages instantanés, on en écrit beaucoup et on ne fait pas toujours attention à ce que l’on écrit. Cela peut être mal compris, et donc sujet à quiproquo. Afin de pallier cela, pensez à utiliser des emojis dans vos messages, cela permet de faire passer des émotions. Si vous détectez un potentiel quiproquo, proposez de changer de moyen de communication.

Le matin, quand vous arrivez au travail, vous saluez vos collègues. En télétravail, c’est la même chose. Vous pouvez dire bonjour et au revoir sur un canal dédié.

Afin de tous se coordonner au sein d’une même équipe, créez des événements dédiés au télétravail dans vos agendas. Ajoutez-y le lien de vos réunions virtuelles. Par exemple, une réunion hebdomadaire (Weekly meeting) permet à tout un pôle ou toute une entreprise de se synchroniser.

Si vous avez un rendez-vous, ou n’êtes pas joignable momentanément, prévenez votre équipe par messagerie instantanée, et définissez un statut « occupé » sur celle-ci.

En télétravail, on a souvent peur de déranger une personne en demandant de l’aide, puisqu’on ne la voit pas. Il ne faut pas hésiter à demander par messagerie instantanée « Tu es occupé ? Est-ce que tu aurais cinq minutes pour parler de ce problème ? ». C’est asynchrone, donc si cette personne est occupée, elle ne répondra pas tout de suite. Et c’est normal. Attendez qu’elle soit disponible. Au moins vous avez demandé son aide, elle vous répondra en temps voulu. 

La communication synchrone

Tous ces outils font également du partage d’écran. C’est tout de suite plus simple de parler de la même chose si on a le même visuel sous les yeux.

Essayez autant que possible d’activer la caméra, non seulement c’est plus sympa, mais en plus voir les réactions des autres est très important. De cette façon, on peut remarquer les contrariétés, les inquiétudes… Si une personne a envie de parler, cela va se voir en vidéo, alors que s’il n’y a que le son, cela ne va pas forcément être remarqué. En outre, comme il y a “quelque chose” à regarder, la tentation de faire autre chose en même temps est moins grande, surtout dans les réunions à plusieurs.

Outils collaboratifs

En fin de réunion, vous pouvez demander un ROTI (Return On Time Invested) avec des outils comme roti.express (outil payant).

Afin de s’organiser au mieux en équipe, des outils comme Basecamp (payant) existent. Basecamp permet de réunir toutes les informations concernant un sujet au même endroit. Ce n’est plus dispersé dans les mails, dans un drive, dans une messagerie instantanée, dans un wiki. Idonethis (payant) et Standup Alice (gratuit) permettent quant à eux de faire un daily scrum meeting de manière asynchrone. C’est par exemple très utile lorsque votre équipe travaille dans des fuseaux horaires différents.

Pour designer à plusieurs, vous avez la possibilité d’utiliser Figma. Cette application est gratuite jusqu’à 2 utilisateurs et 30 jours d’historique.

Un autre outil sort du lot, il s’agit de Use Together, qui permet de collaborer de manière globale, quel que soit l’outil de base. Seul hic, c’est gratuit seulement pour 30 minutes par jour de partage d’écran.

En remote, c’est souvent compliqué de prendre une décision par vote. Pour cela, vous pouvez créer des sondages sur Slack par exemple, ou bien utiliser un outil tel que Loomio (payant).

L’environnement de travail

Il est important d’avoir un environnement adapté pour travailler dans les meilleures conditions. Essayez dans la mesure du possible de vous aménager un coin bureau, voire une pièce dédiée. Étant donné la taille des appartements parisiens, un coin suffira. Un table, une chaise, et tout ce avec quoi vous avez l’habitude de travailler lorsque vous êtes dans des bureaux co-localisés : un écran, un clavier, une souris, etc.

Enfin, ce qui est et restera la priorité numéro UN de tout télétravailleur : une bonne connexion 🙏, voire une solution de secours (hotspot par exemple) pour parer à toutes éventualités. Si vous n’avez pas de connexion suffisante, vous perdez votre unique moyen de communication. Et comme décrit plus haut, la communication est primordiale en remote.

Vaincre la solitude

Lorsque l’on travaille à distance, il est possible que l’on ne voie personne pendant un certain temps. Que faire pour vaincre cette solitude qui nous pèse ? Il existe de nombreux espaces de co-working où vous pouvez vous couper de votre contexte habituel. De même, sortez dehors, allez courir. Ainsi, vous allez pouvoir couper de votre contexte résidentiel et vous aérer l’esprit.

En outre, il est possible d’organiser des points de rencontre en remote, par exemple lors de la pause café. Cela fonctionne comme une vraie pause, avec sa tasse de café, de thé, de jus de fruits, tout en étant devant son ordinateur, la caméra et le micro allumés afin de discuter avec ses collègues comme si l’on était dans des bureaux co-localisés.

Vous avez également la possibilité de mettre en place Oskar, un plugin slack qui vous demande comment vous allez et alerte votre équipe si ça ne va pas fort. Vous pouvez aussi mettre un rappel Slack par exemple.

Afin de lier plus facilement des relations entre membres de l’équipe, l’outil donut.com existe. Il permet d’associer des personnes qui se connaissent pas.

Combattre le manque de motivation

Quand on se retrouve seul face à son ordinateur, on est parfois tenté de faire autre chose que travailler. La moindre distraction nous perturbe. Pour pallier cela, vous avez la possibilité de vous définir un but atteignable par jour. Pas seulement le définir vaguement, mais l’écrire, par exemple sur un post-it, et l’afficher en face de soi.

Vous pouvez également vous faire un macro emploi du temps (par exemple avec Harvest Forecast) sur ce que vous avez prévu de faire, et suivre votre temps passé afin de voir si vous n’avez pas trop dévié de votre programme. Des outils de time-tracking existent comme Harvest et Toggl (payants), ou cuckoo.team et Rescuetime (gratuit).

Lorsque vous avez fait une tâche, rayez-la. C’est très satisfaisant et motivant de voir tout ce que vous avez accompli le jour même.

Équilibre vie privée / vie professionnelle

En fin de journée, déconnectez :

• Coupez les notifications de tous les outils de communication que vous utilisez, surtout si vous travaillez avec des personnes qui se trouvent dans des fuseaux horaires différents. En effet, le travail continue pour vos collègues, en revanche pour vous, non.
• Quittez votre coin bureau, et n’y retournez pas avant le lendemain.

Conclusion

Vous voilà désormais parés pour le full-remote, du moins en théorie. Chaque personne fonctionne différemment et par conséquent, chaque équipe également. Quelque chose peut fonctionner pour moi et mon équipe et pas pour vous, et inversement. Essayez des choses, si cela fonctionne tant mieux, si cela ne fonctionne pas, itérez pour trouver mieux. 🙂

Vous pouvez retrouver mon talk sur le sujet ainsi que mes slides. Si vous cherchez des informations complémentaires sur le télétravail vous pourrez trouver votre bonheur ici.

Bon télétravail !