🏠 Full-remote : Comment rĂ©ussir Ă  travailler en Ă©quipe ?

La tentation est grande ! Être en pyjama toute la journĂ©e, s’installer dans le canapĂ©, ne vivre que de cĂ©rĂ©ales et de jus de fruits
 Malheureusement pour certains, ces habitudes en tĂ©lĂ©travail n’apportent rien de bon sur la durĂ©e : d’une part pour votre santĂ© physique, mais aussi pour votre santĂ© psychologique.

Quelles sont les bonnes habitudes Ă  prendre pour que le travail en remote se passe au mieux ? Comment ĂȘtre efficace sur la durĂ©e ? Quels outils permettent Ă  une Ă©quipe de collaborer Ă  distance ?

Dans cet article, je vais vous donner mon retour d’expĂ©rience vis-Ă -vis du tĂ©lĂ©travail de longue durĂ©e pour vous aider Ă  y voir plus clair.

La clé : la communication

Comme dans toute relation, personnelle ou professionnelle, le plus important c’est de communiquer. Lorsque vous communiquez avec vos collĂšgues ou vos supĂ©rieurs hiĂ©rarchiques, vous entretenez la confiance que ceux-ci ont placĂ©e en vous. Attention, cela fonctionne aussi dans l’autre sens. Si vous ne communiquez plus assez, le doute va s’installer chez vos collĂšgues, vous allez perdre ce lien de confiance. En consĂ©quence, eux aussi vont vous communiquer moins de choses, et ainsi de suite. Tant qu’on l’alimente, ce fonctionnement est un cercle vertueux, mais dĂšs que l’on ne fait pas attention Ă  la communication, cela se transforme rapidement en cercle vicieux.

La pyramide de la communication

Tous les moyens de communication ne sont pas aussi efficaces.

  • En bas de la pyramide, on va retrouver la communication par messagerie, que ce soit par mail, sms ou messagerie instantanĂ©e, elle reste asynchrone.
  • Ensuite, on a l’appel tĂ©lĂ©phonique. C’est une communication synchrone, mais qui ne mobilise qu’un seul sens, l’ouĂŻe. Par ce biais, on va pouvoir percevoir les intonations ou les hĂ©sitations dans la voix de notre interlocuteur. Cela nous donne des indices sur son Ă©tat d’esprit.
  • Puis, on retrouve la communication en visioconfĂ©rence. Celle-ci permet de parler et de voir la personne, et donc de se rendre compte de ses rĂ©actions.
  • Enfin, tout en haut de la pyramide, le face Ă  face.

Plus une discussion est importante, plus il est recommandĂ© de favoriser la communication synchrone, faisant appel au plus de sens possible. Lorsque l’on tĂ©lĂ©travaille, c’est la communication en visio que l’on va privilĂ©gier pour les conversations essentielles.

La pyramide de la communication

La communication asynchrone

La communication asynchrone est la communication de base, celle que l’on utilise le plus dans la journĂ©e. Utilisez les mails pour envoyer des messages importants. Envoyez des messages instantanĂ©s pour des messages ordinaires, via des outils comme Slack ou Hangout. Les messages asynchrones sont ceux qui peuvent ĂȘtre le plus mal interprĂ©tĂ©s. Lorsque l’on envoie un mail, on fait d’ordinaire attention Ă  la forme. En revanche, pour les messages instantanĂ©s, on en Ă©crit beaucoup et on ne fait pas toujours attention Ă  ce que l’on Ă©crit. Cela peut ĂȘtre mal compris, et donc sujet Ă  quiproquo. Afin de pallier cela, pensez Ă  utiliser des emojis dans vos messages, cela permet de faire passer des Ă©motions. Si vous dĂ©tectez un potentiel quiproquo, proposez de changer de moyen de communication.

Le matin, quand vous arrivez au travail, vous saluez vos collĂšgues. En tĂ©lĂ©travail, c’est la mĂȘme chose. Vous pouvez dire bonjour et au revoir sur un canal dĂ©diĂ©.

Le rituel de salutation lorsque l’on commence Ă  travailler

Afin de tous se coordonner au sein d’une mĂȘme Ă©quipe, crĂ©ez des Ă©vĂ©nements dĂ©diĂ©s au tĂ©lĂ©travail dans vos agendas. Ajoutez-y le lien de vos rĂ©unions virtuelles. Par exemple, une rĂ©union hebdomadaire (Weekly meeting) permet Ă  tout un pĂŽle ou toute une entreprise de se synchroniser.

Si vous avez un rendez-vous, ou n’ĂȘtes pas joignable momentanĂ©ment, prĂ©venez votre Ă©quipe par messagerie instantanĂ©e, et dĂ©finissez un statut « occupĂ© » sur celle-ci.

En tĂ©lĂ©travail, on a souvent peur de dĂ©ranger une personne en demandant de l’aide, puisqu’on ne la voit pas. Il ne faut pas hĂ©siter Ă  demander par messagerie instantanĂ©e « Tu es occupĂ© ? Est-ce que tu aurais cinq minutes pour parler de ce problĂšme ? ». C’est asynchrone, donc si cette personne est occupĂ©e, elle ne rĂ©pondra pas tout de suite. Et c’est normal. Attendez qu’elle soit disponible. Au moins vous avez demandĂ© son aide, elle vous rĂ©pondra en temps voulu. 

N’hĂ©sitez pas Ă  Ă©crire de la documentation Ă©galement. Les personnes iront d’abord voir dans cette documentation avant de demander de l’aide. C’est bĂ©nĂ©fique pour le plus grand nombre, et pas seulement en tĂ©lĂ©travail. Vous pouvez opter pour :

  • G suite (payant) ;
  • Gitbook (payant pour les Ă©quipes) ;
  • Confluence (avec la suite Atlassian – payant) ;
  • et bien d’autres.

La communication synchrone

La communication synchrone est primordiale, notamment pour les réunions et autres rituels agiles. De nombreux outils existent sur le marché pour effectuer des visioconférences :

  • Zoom (gratuit avec 40 minutes max de communication) ;
  • Meet (inclus avec G Suite) ;
  • Microsoft Teams (inclus avec Office 365 Premium) ;
  • Slack (visioconfĂ©rence sur la version payante) ;
  • daily.co (gratuit jusqu’Ă  2 participants) ;
  • Whereby (gratuit jusqu’Ă  4 participants) ;
  • Gotomeeting (payant) ;
  • Skype.

Tous ces outils font Ă©galement du partage d’Ă©cran. C’est tout de suite plus simple de parler de la mĂȘme chose si on a le mĂȘme visuel sous les yeux.

Essayez autant que possible d’activer la camĂ©ra, non seulement c’est plus sympa, mais en plus voir les rĂ©actions des autres est trĂšs important. De cette façon, on peut remarquer les contrariĂ©tĂ©s, les inquiĂ©tudes… Si une personne a envie de parler, cela va se voir en vidĂ©o, alors que s’il n’y a que le son, cela ne va pas forcĂ©ment ĂȘtre remarquĂ©. En outre, comme il y a “quelque chose” Ă  regarder, la tentation de faire autre chose en mĂȘme temps est moins grande, surtout dans les rĂ©unions Ă  plusieurs.

Outils collaboratifs

Plusieurs outils collaboratifs fleurissent sur la toile. Pareillement Ă  l’utilisation d’un tableau blanc, de post-it et de feutres, ces outils permettent de partager ses pensĂ©es, de co-construire un document :

  • Miro (gratuit jusqu’à 3 boards) ;
  • Whimsical (gratuit jusqu’à 4 boards) ;
  • Mural (payant) ;
  • Awwapp (gratuit sans compte mais aprĂšs 2h d’inactivitĂ©, tout est effacĂ©) ;
  • draft.io (gratuit jusqu’à 500 objets) ;
  • metroretro.io (gratuit).
Exemples de ce qui peut-ĂȘtre fait avec ces outils.

En fin de réunion, vous pouvez demander un ROTI (Return On Time Invested) avec des outils comme roti.express (outil payant).

Pour la gestion de projet, vous pouvez opter pour Trello ou Wekan, des outils gratuits, si votre gestion reste relativement simple (tableau Kanban). En revanche, si vous souhaitez une gestion avancée pour votre projet, utilisez :

  • Jira (avec la suite Atlassian – payant) ;
  • Scrumpy (payant) ;
  • Asana (gratuit jusqu’à 15 personnes, mais avec des fonctionnalitĂ©s trĂšs rĂ©duites).

Afin de s’organiser au mieux en Ă©quipe, des outils comme Basecamp (payant) existent. Basecamp permet de rĂ©unir toutes les informations concernant un sujet au mĂȘme endroit. Ce n’est plus dispersĂ© dans les mails, dans un drive, dans une messagerie instantanĂ©e, dans un wiki. Idonethis (payant) et Standup Alice (gratuit) permettent quant Ă  eux de faire un daily scrum meeting de maniĂšre asynchrone. C’est par exemple trĂšs utile lorsque votre Ă©quipe travaille dans des fuseaux horaires diffĂ©rents.

Pour designer Ă  plusieurs, vous avez la possibilitĂ© d’utiliser Figma. Cette application est gratuite jusqu’à 2 utilisateurs et 30 jours d’historique.

Si vous développez, partager son code est possible avec :

  • Live Share sous VisualStudio Code (gratuit) ;
  • Floobits comme plugin pour IntelliJ et ses dĂ©rivĂ©s (gratuit) ;
  • TeamHub pour tous les IDE (liste complĂšte sur leur site) et gratuit (pour l’instant, car encore en bĂȘta).

Pour le partage de terminal, vous pouvez opter pour :

  • Tmux ;
  • Tmate ;
  • Teleconsole.

Un autre outil sort du lot, il s’agit de Use Together, qui permet de collaborer de maniĂšre globale, quel que soit l’outil de base. Seul hic, c’est gratuit seulement pour 30 minutes par jour de partage d’Ă©cran.

En remote, c’est souvent compliquĂ© de prendre une dĂ©cision par vote. Pour cela, vous pouvez crĂ©er des sondages sur Slack par exemple, ou bien utiliser un outil tel que Loomio (payant).

L’environnement de travail

Il est important d’avoir un environnement adaptĂ© pour travailler dans les meilleures conditions. Essayez dans la mesure du possible de vous amĂ©nager un coin bureau, voire une piĂšce dĂ©diĂ©e. Étant donnĂ© la taille des appartements parisiens, un coin suffira. Un table, une chaise, et tout ce avec quoi vous avez l’habitude de travailler lorsque vous ĂȘtes dans des bureaux co-localisĂ©s : un Ă©cran, un clavier, une souris, etc.

Afin de communiquer avec les autres, un micro-casque est essentiel, et cela pour deux raisons :

  • Un micro afin que l’on vous entende correctement, sans les bruits parasites des travaux dehors, ou bien des enfants qui viennent de faire irruption dans votre bureau.
  • Un casque pour que vos conversations dĂ©rangent le moins possible votre conjoint ou vos collĂšgues qui se trouvent justes Ă  cĂŽtĂ©.

Enfin, ce qui est et restera la prioritĂ© numĂ©ro UN de tout tĂ©lĂ©travailleur : une bonne connexion 🙏, voire une solution de secours (hotspot par exemple) pour parer Ă  toutes Ă©ventualitĂ©s. Si vous n’avez pas de connexion suffisante, vous perdez votre unique moyen de communication. Et comme dĂ©crit plus haut, la communication est primordiale en remote.

Vaincre la solitude

Lorsque l’on travaille Ă  distance, il est possible que l’on ne voie personne pendant un certain temps. Que faire pour vaincre cette solitude qui nous pĂšse ? Il existe de nombreux espaces de co-working oĂč vous pouvez vous couper de votre contexte habituel. De mĂȘme, sortez dehors, allez courir. Ainsi, vous allez pouvoir couper de votre contexte rĂ©sidentiel et vous aĂ©rer l’esprit.

En outre, il est possible d’organiser des points de rencontre en remote, par exemple lors de la pause cafĂ©. Cela fonctionne comme une vraie pause, avec sa tasse de cafĂ©, de thĂ©, de jus de fruits, tout en Ă©tant devant son ordinateur, la camĂ©ra et le micro allumĂ©s afin de discuter avec ses collĂšgues comme si l’on Ă©tait dans des bureaux co-localisĂ©s.

Vous avez également la possibilité de mettre en place Oskar, un plugin slack qui vous demande comment vous allez et alerte votre équipe si ça ne va pas fort. Vous pouvez aussi mettre un rappel Slack par exemple.

Le rappel Slack qui nous demander comment s’est passĂ© la journĂ©e.

Afin de lier plus facilement des relations entre membres de l’équipe, l’outil donut.com existe. Il permet d’associer des personnes qui se connaissent pas.

Vous pouvez également organiser des jeux de société à distance avec des outils comme :

  • boardgamearena ;
  • loups-garous-en-ligne.

Combattre le manque de motivation

Quand on se retrouve seul face Ă  son ordinateur, on est parfois tentĂ© de faire autre chose que travailler. La moindre distraction nous perturbe. Pour pallier cela, vous avez la possibilitĂ© de vous dĂ©finir un but atteignable par jour. Pas seulement le dĂ©finir vaguement, mais l’écrire, par exemple sur un post-it, et l’afficher en face de soi.

Vous pouvez Ă©galement vous faire un macro emploi du temps (par exemple avec Harvest Forecast) sur ce que vous avez prĂ©vu de faire, et suivre votre temps passĂ© afin de voir si vous n’avez pas trop dĂ©viĂ© de votre programme. Des outils de time-tracking existent comme Harvest et Toggl (payants), ou cuckoo.team et Rescuetime (gratuit).

Lorsque vous avez fait une tĂąche, rayez-la. C’est trĂšs satisfaisant et motivant de voir tout ce que vous avez accompli le jour mĂȘme.

Équilibre vie privĂ©e / vie professionnelle

Un problÚme que beaucoup de télétravailleurs rencontrent est celui de dissocier trÚs difficilement leur vie professionnelle de leur vie personnelle. Quelques astuces existent pour cela :

  • Ayez un coin bureau dĂ©diĂ© ;
  • Utilisez des ordinateurs diffĂ©rents pour le travail et le perso ;
  • Vous pouvez aussi utiliser des tĂ©lĂ©phones sĂ©parĂ©s.

En fin de journée, déconnectez :

  • Coupez les notifications de tous les outils de communication que vous utilisez, surtout si vous travaillez avec des personnes qui se trouvent dans des fuseaux horaires diffĂ©rents. En effet, le travail continue pour vos collĂšgues, en revanche pour vous, non.
  • Quittez votre coin bureau, et n’y retournez pas avant le lendemain.
Déconnectez en fin de journée

Conclusion

Vous voilĂ  dĂ©sormais parĂ©s pour le full-remote, du moins en thĂ©orie. Chaque personne fonctionne diffĂ©remment et par consĂ©quent, chaque Ă©quipe Ă©galement. Quelque chose peut fonctionner pour moi et mon Ă©quipe et pas pour vous, et inversement. Essayez des choses, si cela fonctionne tant mieux, si cela ne fonctionne pas, itĂ©rez pour trouver mieux. 🙂

Vous pouvez retrouver mon talk sur le sujet ainsi que mes slides. Si vous cherchez des informations complémentaires sur le télétravail vous pourrez trouver votre bonheur ici.

Bon télétravail !

2 rĂ©flexions sur “🏠 Full-remote : Comment rĂ©ussir Ă  travailler en Ă©quipe ?

Laisser un commentaire

Ce site utilise Akismet pour réduire les indésirables. En savoir plus sur comment les données de vos commentaires sont utilisées.

%d blogueurs aiment cette page :