Bonnes pratiques en télétravail #2 – Organisation et planification

Suite de notre série sur le travail à distance. Après la gestion du temps, nous allons parler d’organisation.

Lorsqu’on se retrouve seul devant son écran, il peut être difficile de savoir par où commencer. On peut aussi être plus sensible aux distractions. Il faut une bonne dose de caractère et de rigueur pour réussir à être efficace. Voici quelques pistes pour une meilleure organisation.

Les vertus du management visuel

Cette période de télétravail est le moment idéal pour mettre en place du management visuel. Pour cela, il faut peu de moyens, et on obtient beaucoup de clarté et de transparence.

Un simple tableau inspiré de Kanban, avec 3 colonnes : « A faire », « En cours », « Fait » permet déjà de structurer son travail. Ajoutez à cela une limite du travail en cours : « je ne peux faire qu’une tache à la fois, et je la termine totalement avant d’en commencer une autre ». Vous arriverez vite à « J’en ai marre de cette tâche qui dure depuis 3 jours, j’aurais dû la couper en petits morceaux pour pouvoir l’entrecouper d’autre chose et diversifier un peu mon travail ».

Si votre travail vous impose des rendez-vous réguliers, utilisez un semainier.

Si vous êtes plus sensible à l’avancement de votre travail, découpez visuellement cet avancement, et reconstituez les morceaux.

Ce management visuel peut être utilisé au niveau individuel à la maison avec un support physique, et aussi au niveau équipe, via des outils numériques tels que Trello. Une fois qu’on y a goûté, on ne peut plus s’en passer !

Pomodoro

Pour ceux qui ont tendance à se disperser, à avoir l’impression de papillonner sur plein de sujets différents pour terminer leur journée frustrés de n’avoir rien fait, testez la méthode Pomodoro.

Voici le cheminement :

• Décidez d’une tâche unique à effectuer pour les prochaines 25 min (ou plusieurs si votre tâche est trop courte);
• Fermez toutes les sources de distraction autres que cette tâche (pas de messageries, pas de téléphone)
• Lancez un minuteur sur 25 minutes ;
• Travaillez sur la tâche jusqu’à ce que le minuteur sonne.
• Prenez 5 minutes de pause (vous pouvez faire ce que vous voulez : voir vos messages, vous lever, faire un café…)
• Recommencez

Tous les 4 Pomodoro (soit 2h de travail), vous pouvez prendre une pause longue (15-20 min ou plus selon vos besoins).

Pomodoro associé à une liste de taches de type Kanban est redoutable d’efficacité. Il est difficile au début de réussir à se concentrer 25 min sans interruption, car nous avons l’habitude d’être constamment attirés par différentes interactions. Mais avec un peu de persévérance, cela devient naturel, et réduit grandement le stress.

Finir

Les méthodes présentées ci-dessus tendent vers cet objectif : FINIR. Déplacer un ticket Kanban dans « Fait », terminer un Pomodoro avec une tâche accomplie nous apportent de la satisfaction, parfois du soulagement, mais un sentiment positif quoiqu’il arrive. D’ailleurs « achievement » en anglais est synonyme de réussite.

On parle rarement de l’importance de finir une tache. Importance aussi bien pour l’efficacité de notre travail que pour la satisfaction que cela apporte. « Stop starting, start finishing » est un des mantras de l’agilité. C’est d’autant plus important à distance, où la motivation est mise à mal par le manque de contact et d’émulation dans l’équipe. L’autosatisfaction est primordiale dans ce cadre de travail.

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