Quelles sont les clés de succès d’une démarche GreenIT dans une organisation produit ?

1 Introduction

Dans un monde en constante évolution où le numérique est l’un des principaux moteurs d’innovation, il est crucial de comprendre et de prendre en compte ses impacts sociaux et environnementaux. En 2020, le numérique était responsable d’environ 4% des émissions de gaz à effet de serre au niveau mondial, et cette proportion continue de croître avec la multiplication des usages, comme l’intelligence artificielle générative.

Chez Zenika, une de nos missions est de créer un pont entre le monde organique et numérique. En tant qu’artisans du logiciel, nous avons donc la responsabilité d’intégrer les enjeux écologiques, sociaux et économiques de notre époque dans notre travail.

Les avantages de mettre en place une démarche sont nombreux. Parmi les principaux bénéfices que l’on peut attendre, citons par exemple :

• La réduction des coûts de maintenance,

• L’Amélioration de l’image de marque,
• L’Efficacité opérationnelle : Optimiser les processus et réduire les ressources inutiles à la conception et au fonctionnement du produit.
• L’amélioration de la performance,
• L’amélioration de la satisfaction et fidélisation client. 

Fort de notre expérience, nous souhaitons partager des pistes pour aider les entreprises à répondre à ces enjeux. 

Nous détaillerons comment mettre tous les atouts de son côté lors de la mise en place d’une démarche GreenIT (processus d’amélioration continue visant à réduire les impacts environnementaux, sociaux et économiques du numérique), en prenant comme cas pratique de la mise en place d’une démarche dans une équipe produit responsable d’une application web grand public.

2 Structuration de la démarche 

Comme toute démarche de transformation, il est important de rappeler les enjeux, et de définir le cadre. Il faut connaître nos forces et faiblesses avant de se lancer à l’aventure, et définir notre plan de changement. Une fois le plan défini, il faudra être en mesure de le suivre et de résister aux tempêtes pendant le voyage. 

Ça à l’air simple ?  Nous allons voir dans l’article que ces différentes étapes ne sont pas si faciles, mais qu’en ayant une approche méthodique, elles sont atteignables et réalisables. 

3 Mettons le navire en marche

Lors d’un démarrage sur un tel projet, avant d’initier toute action, il est nécessaire de poser un cadre et de s’assurer des points suivants lors d’une réunion de cadrage :  

• Clarifier le périmètre et les objectifs en impliquant  l’ensemble de l’équipe et des parties prenantes 
• Clarifier l’écosystème de l’équipe produit en utilisant le schéma de l’organisation pour facilement identifier les interlocuteurs et leurs responsabilités (RACI) 
• Identifier et prévenir les personnes qui seront sollicitées lors de la démarche et s’assurer de leur disponibilités, en effet quoi de pire que de courir après les personnes sur un sujet important comme celui- ci.  

4 Cartographions l’État des lieux 

Afin de définir la démarche la plus pertinente possible il est nécessaire de commencer un état des lieux, histoire de comprendre les forces et faiblesses de l’équipe.  

Sachant que chaque contexte est différent, il est important de savoir : 

• où se situe l’équipe et quel est leur niveau d’appropriation des enjeux du Green IT.
• connaître les  pratiques dans le projet, 
• connaître les outils utilisés
• connaître les ressources matérielles utilisées, 
• connaître le cycle de vie du logiciel, … 

Cet état des lieux se découpe en plusieurs axes pour obtenir une vision globale de la situation, permettant d’élaborer une synthèse pour définir un plan d’action adapté.

4.1 Collecte de la documentation 

L’objectif est d’appréhender l’écosystème technico-fonctionnel de l’équipe sur sa chaîne de valeur (l’ensemble des éléments permettant l’implémentation et la livraison du produit aux utilisateurs). De cette manière, il sera plus facile de saisir les enjeux métier et comprendre ce qu’il y a derrière le capot du produit. 

Nous allons nous concentrer d’abord sur une vue d’ensemble du produit avec la récupération des documents suivants s’ils existent : 

• Cartographie des architectures métier, technique et de déploiement 
• Cartographie fonctionnelle avec les parcours utilisateurs et les règle de gestion associées

Dans le cas où ces documents ou une partie sont inexistants, il est nécessaire de prendre du temps de les mettre en place afin d’avoir une vision globale du produit. Pas de panique, si vous ne les avez pas, un atelier peut permettre de consolider et construire la connaissance avec les différents acteurs du projet.

Puis pour rentrer plus dans le détail technique, rentrons dans le code et regardons les outils de suivi qualitatif comme Sonar. De cette manière, nous aurons une vision macro de la  complexité ainsi que de la qualité. 

Concernant l’hébergement du produit, périmètre qui est peu souvent à la main des équipes, il est important de connaître les choix faits sur la plateforme d’infrastructure en matière de serveurs : 

• Est-ce que les données sont stockées on-premise ou sur le cloud ?
• Quelle est la localisation de ces serveurs, leur performance (CPU, RAM)  énergétique ? 
• Est-ce qu’il y a des scripts qui tournent en asynchrone, si oui identifier leur charge serveur associée ?

4.2 Obtenir une visibilité sur l’observabilité et l’impact du produit 

L’objectif d’une démarche GreenIT est principalement de réduire l’impact environnemental du produit. 

La réduction de l’impact environnemental d’un produit à travers une démarche itérative, cela s’appelle l’écoconception. Cette méthodologie est normalisée (IEC 62430, ISO 14062) et inclut la réalisation d’une ou plusieurs ACV (analyse du cycle de vie) c’est-à-dire un bilan environnemental multicritères et multi-étapes du produit. C’est à travers l’ACV qu’il est possible d’obtenir des indicateurs environnementaux sur l’impact du produit, comme les émissions de gaz à effet serre en kg équivalent CO2, la consommation d’eau en litres ou encore l’équipement des ressources naturelles en kg équivalent antimoine. L’ACV est également normalisée (ISO 14010 et ISO 14044). Voici ici un exemple de résultat d’ACV avant et après l’application d’une démarche d’écoconception, dans le cadre du projet GreenConcept : 

A noter que pour la réaliser, il est nécessaire d’avoir accès à des référentiels de facteurs d’impacts et de maîtriser  la méthode. C’est pour cela que la plupart des entreprises mandatent des experts (cela fera sûrement partie d’un de nos prochains billets de blogs). 

Cependant, il n’est pas nécessaire de suivre à la lettre les approches normalisées ou de réaliser (ou faire réaliser) une ACV, ce qui peut être complexe, pour appliquer une démarche GreenIT. En effet, les actions clés pour réduire l’impact d’un service numérique sont connues et il est possible d’observer son avancée avec des indicateurs non environnementaux auxquels l’équipe a accès, évoqués plus loin.

A ce stade, clarifions une confusion potentielle sur l’impact du service numérique. Il y a en effet plusieurs aspects, qu’il convient de séparer : 

1. L’impact du service déployé en production. C’est là le cœur du service et le sujet de l’écoconception de service numérique telle qu’elle est décrite dans les différents contenus disponibles. Ne pas oublier qu’un service numérique a aussi une fin de vie, et que le temps de production a plus d’impact que le temps de développement. Par exemple, cela peut déclencher l’obsolescence d’appareils/équipements.
2. La partie CI/CD et environnement de test. Là, même si la prise en compte de ces points n’est pas purement de l’écoconception de service numérique, il est logique de faire des optimisations, et ces actions sont souvent associées à 1) par les différentes communautés dans les formations et référentiels. En effet, comme les développeurs le savent bien, ces étapes peuvent être gourmandes en ressources. En fait, 40% des dépenses sur le cloud sont pour des environnements hors prod.
3. Les aspects « vie de bureau » : déplacements domicile / travail, locaux, parc de machines… Là l’impact d’un dev ou PO n’est pas différent de celui d’un commercial ou d’un comptable et les actions sont côté services généraux, RSE, DSI, etc, … elles ne sont en général pas dans les mains de l’équipe de dev. Dans la plupart des cas, l’impact de ces aspects dépassera ceux du service déployé, sauf dans un cas de très grosse audience.

Comme évoqué, en complément ou remplacement de l’ACV, il est possible de suivre des indicateurs non environnementaux basés sur l’utilisation du produit. Ils seront une base pour évaluer l’impact et poser des objectifs de réduction. 

Cela ne peut se faire si et seulement si l’utilisation du produit est monitoré tout comme sa charge induite sur les serveurs. 

Pour avoir une vision sur l’utilisation du produit, il faut se baser sur  sur l’observabilité métier, les analytics tiennent ce rôle pour savoir par exemple : 

• le nombre d’utilisateurs 
• le taux d’utilisation des fonctionnalités
• le type de devices utilisés pour accéder à l’application
• le temps et la période d’utilisation de l’application 

D’un point de vue technique, des métriques sont potentiellement utilisable si l’outillage adéquat a été mis en place :

• Consommation de ressources : cpu, mémoire, bande passante, …
• Le nombre de composants déployé, le nombre d’appels aux services, …
• % d’utilisation des serveurs ou conteneurs
• Une estimation de la consommation électrique peut également être obtenue avec certains outils, voire une estimation des impacts environnementaux associés
• La facture de l’hébergement, en particulier sur le cloud est également un bon indicateur d’efficacité

S’il n’existe pas ou peu d’observabilité, cela fera partie des principales préconisations à mettre en place au début de la démarche pour permettre d’évaluer l’impact de celle-ci.

4.3 Evaluation de la maturité GreenIT de l’équipe

Avant d’initier une démarche, il faut savoir à qui on s’adresse et surtout quel est leur niveau d’acculturation et de connaissances sur le sujet pour adresser des pistes d’actions cohérentes avec le niveau de l’équipe et voir s’il y a des besoins de formation. 

Pour réaliser ce point, il faut interviewer les personnes de l’équipe et des équipes infra si elles sont dissociées pour avoir une vue globale sur la chaîne de réalisation et de déploiement du produit. Mais aussi interroger les sponsors, pour mieux saisir leur motivation et les enjeux auxquels ils veulent répondre. 

Exemple de questions : 

• Comment évaluez-vous votre niveau de 1 à 5 sur le GreenIT ? 
• Quels sont leurs objectifs dans la mise en place d’une démarche green ? 
• Est-ce qu’il y a une roadmap des actions à mettre en place ? 
• Quel est le suivi d’impact de la démarche ? 
• Est-ce que les impacts environnementaux sont pris en compte dans la démarche de conception ? 

Il est aussi possible de demander aux personnes de l’équipe de réalisation de se positionner selon leur profil sur la grille de positionnement Green que nous avons mis en place. 

Pour des équipes qui ont déjà initié des actions Green, il peut être intéressant d’évaluer où ils en sont en se basant sur le référentiel RGESN (voir les référentiels pour plus de détails) et ses 78 critères et voir lesquels ils remplissent. De cette manière, nous aurons une mesure de la maturité de l’équipe, qui servira d’indicateur de succès de la démarche. 

4.4 Synthèse

Récupérer l’ensemble des ces éléments semble être une charge importante et fastidieuse, mais cela est nécessaire pour avoir une connaissance du périmètre assez détaillée pour pouvoir proposer un plan d’action le plus pertinent possible. 

En sortie, il sera nécessaire de formaliser une synthèse claire et concise des résultats de l’état des lieux. Soulignez les points suivants :

• Le niveau actuel de maturité GreenIT de l’équipe
• Les principaux enjeux identifiés par rapport aux objectifs souhaités par le client 
• Les domaines nécessitant une attention particulière sur lesquels il sera important de se concentrer dans la démarche. 

5 Définissons la destination et le chemin à suivre

Suite à l’état des lieux, nous avons une vision claire d’où se situe l’équipe et son produit par rapport à la mise en place d’une démarche GreenIT. 

Il est maintenant possible de proposer une démarche adaptée au contexte avec un plan d’action dédiée. 

N.B. : Pour faciliter l’acceptation d’une telle démarche aux décisionnaires (COMEX par exemple), un levier peut être de proposer plusieurs propositions de scénarios avec les budgets associés. Chaque scénario doit être détaillé avec les objectifs visés, les impacts potentiels, la roadmap envisagée et les coûts associés.

Nous allons ici lister des actions liées à notre cas pratique sous différents axes.

5.1 Sensibilisation

Pour garantir le succès d’une telle démarche, la sensibilisation des équipes est cruciale. Lorsque les collaborateurs comprennent les enjeux environnementaux, sociaux et économiques liés au numérique, ils sont plus enclins à s’impliquer activement dans la démarche. 

Le premier point est de bien communiquer les objectifs de la démarche, en mettant en lumière les enjeux et surtout les bénéfices pour l’équipe et l’organisation.

Le deuxième point est de proposer des formations adaptées, selon la maturité de l’équipe évaluée lors de l’état des lieux, pour les acculturer allant d’une demi-journée à plusieurs jours. Des ateliers ludiques comme la Fresque du Numérique et la Bataille de la Tech peuvent également être très efficaces.

Il est également bénéfique de créer des communautés de pratiques pour les membres les plus motivés. Ces communautés permettent aux participants de s’entraider et de promouvoir des actions pertinentes au sein de l’équipe.

La sensibilisation ne doit pas être vue comme une simple étape, mais comme un levier essentiel pour le succès de la démarche.

Il est important de continuer à communiquer tout au long du processus, en partageant les avancements, les succès, et les raisons derrière chaque décision prise. De cette manière, l’équipe reste engagée et motivée dans la démarche.

5.2 Référentiels de bonnes pratiques

Concernant les pistes d’actions possibles, elles peuvent s’inspirer en grande partie des référentiels existants. Ils ont été créés par des professionnels de la création de services numériques. Ils ont listé les bonnes pratiques de leurs métiers qui vont dans le sens de la réduction de l’impact des services. Ce sont donc déjà de bonnes pratiques pour d’autres raisons (finops, craftsmanship, …).

En voici des exemples : 

• Les 115 bonnes pratiques d’écoconception web, maintenant appelé RWEB : le plus ancien qui a inspiré les autres, centré sur le web. Il contient des suggestions techniques mais aussi fonctionnelles.
• Le GR491 : écrit par l’Institut du Numérique Responsable. Il possède plus de 500 critères (comme son nom ne l’indique plus) répartis aussi en différents thèmes. Complet, il développe également fortement la dimension des impacts sociaux du numérique. 
• Le RGESN : composés 78 fiches classées en 9 catégories (Stratégie, Spécifications, Architecture, UX/UI, Contenus, Frontend, Backend, Hébergement, Algorithmie), il se présente comme un « outil de sensibilisation » et une « base de connaissances et recommandations commune ». Il peut aussi permettre d’évaluer la maturité d’une équipe, organisation avec une formule dédiée.   

Nous allons utiliser ces référentiels pour mettre en place une démarche d’amélioration continue basée sur des critères, des points de contrôles (code ou UX/PO review, DOR, DOD, démo, …), et des indicateurs pour suivre le progrès.

L’objectif est d’appliquer une démarche d’optimisation et d’amélioration continue visant à réduire les impacts environnementaux du service numérique. Pour cela, il est possible d’utiliser les référentiels en choisissants des critères pertinents et en prenant en considération au niveau des différents points de contrôle de la vie du service : 

• Code Review ou UX ou PO revues : Lors de la relecture entre pairs, il est possible d’examiner si des pratiques et des outils ont été utilisés pour identifier les opportunités d’amélioration.
• Définition of Ready (DoR) : S’assurer que les points d’optimisation des impacts environnementaux ont été pris en compte lors de la conception.
• Définition of Done (DoD) : S’assurer que les points d’optimisation des impacts environnementaux ont été pris en compte lors de la réalisation.
• Démo : Montrer régulièrement les améliorations mises en place et leur impact environnemental.

Comme il existe de nombreux référentiels, qui sont eux même assez larges avec de nombreux critères, il faut mettre en place une stratégie pour les utiliser efficacement : 

• Choix des référentiels à utiliser : le consensus appliqué en général est d’utiliser un référentiel généraliste (le RGESN), d’ajouter des pratiques spécifiques en compléments (par exemple RWEB pour une implémentation web) ainsi que des critères issus des personnes de l’équipes, qui connaissent bien leur contexte et leurs enjeux.
• Priorisation des critères : Déterminer quels critères (RGESN, spécifiques) sont les plus pertinents pour nos objectifs immédiats.
• Personnalisation : Adapter les référentiels et les critères à notre contexte métier spécifique pour maximiser l’efficacité.

En intégrant ces éléments nous pouvons maintenant définir notre démarche d’amélioration continue basée sur ces critères.

6 Le voyage, et ses embûches 

Après avoir choisi un scénario, il va falloir tenir le cap. 

La première étape consiste à établir une gouvernance solide pour la piloter. Cela implique : 

• Définir les parties prenantes : identifier les membres du comité de pilotage et préciser leurs rôles et responsabilités.
• Établir la récurrence des comités de pilotage : planifier des réunions régulières pour évaluer l’avancement des actions et ajuster la démarche si nécessaire. La fréquence des réunions peut varier en fonction de la durée et de la complexité du scénario.

Cette gouvernance permettra de faciliter le pilotage de la démarche, assurer une communication régulière sur les progrès et les ajustements nécessaires, maintenir l’engagement des équipes tout au long du processus.  

Pour mesurer l’impact de la démarche, il est crucial de mettre en place des indicateurs de suivi et de succès. Ces indicateurs doivent être clairement définis et alignés avec les objectifs de la démarche. Voici comment procéder :

• Définir les indicateurs clés : sélectionnez des indicateurs pertinents basés sur les objectifs et de la synthèse de l’état des lieux. 
• Établir des valeurs de référence : déterminez les valeurs initiales de ces indicateurs pour pouvoir mesurer les progrès réalisés.
• Mettre en place les outils de suivi : assurez-vous de disposer des outils nécessaires pour collecter et analyser les données relatives aux indicateurs choisis.

Ces indicateurs permettront d’évaluer régulièrement les progrès par rapport aux objectifs définis, d’identifier rapidement les périmètres nécessitant des ajustements et communiquer les succès aux parties prenantes. Ces indicateurs cités précédemment peuvent être utilisés : périmètre de compatibilité, complexité du produit (nombre de fonctionnalités, durée des parcours, …), satisfaction des utilisateurs, métriques techniques, facture d’hébergement, …

La mise en place de la gouvernance et des indicateurs de suivi sont les clés pour pouvoir piloter sereinement la démarche dans le temps et s’assurer qu’elle atteint les bénéfices escomptés. 

L’étape suivante consiste à l’exécution et le suivi du plan d’action défini en respectant sa roadmap sur les différents horizons de temps.

À chaque jalon de la roadmap, le comité de pilotage doit évaluer si les objectifs intermédiaires sont atteints. En fonction des résultats obtenus, les actions peuvent être pour garantir de maintenir le cap vers les objectifs fixés. 

Il faudra garder à l’esprit que le chemin n’est jamais fini, et qu’il faudra continuer à surveiller que l’on ne perde pas les bénéfices de l’amélioration au cours du temps. 

7 Conclusion 

Mettre en place une démarche GreenIT dans une organisation est une réponse aux enjeux du monde numérique d’aujourd’hui.

Les entreprises ont les clés en main pour maintenant concevoir et offrir des applications plus durables.

La réussite d’une telle démarche repose sur plusieurs piliers essentiels : un cadrage précis, un état des lieux détaillé permettant d’identifier les principaux enjeux, sensibiliser les collaborateurs pour les embarquer dans la démarche, définir la roadmap avec les actions les plus plus pertinentes, mettre en place une gouvernance et garantir le suivi et succès avec des indicateurs. 

En suivant ces clés de succès, les entreprises peuvent non seulement réduire leur impact environnemental, mais aussi bénéficier de nombreux co-bénéfices tels que la réduction des coûts, l’amélioration de l’image de marque, et l’augmentation de l’efficacité opérationnelle. 

En tant qu’artisans du web, nous avons la responsabilité et la capacité d’influencer positivement notre environnement numérique et de contribuer à un avenir plus durable.

Tanguy, Raphael et Laurent